De la frustration à l'efficacité augmentée

Depuis plus de 15 ans, je me suis plongé dans le monde de l'automatisation des processus informatiques. Mon parcours a commencé avec des outils simples mais essentiels, comme la mise en place de règles basiques dans Outlook pour le transfert de courriels. J'ai ensuite évolué vers des solutions plus complexes, notamment la création d'outils de centralisation des données de projet dans Excel et le développement de macros pour optimiser les tâches répétitives.

Cependant, ce chemin n'a pas été sans embûches.

J'ai souvent ressenti une grande frustration face à ces outils et automatisations qui ne fonctionnaient qu'à moitié.

Le plus irritant était et est toujours leur fonctionnement unidirectionnel.

Par exemple, lorsqu'un contact était modifié avec un nouveau numéro de téléphone dans un compte-rendu de réunion, cette information n'était pas répercutée dans les données du projet ou dans la liste globale des contacts. Cette limitation m'a constamment poussé à chercher de meilleures solutions.

Ma quête d'efficacité m'a amené à tester un nombre presque délirant d'outils, particulièrement pour la gestion des courriels.

Chaque nouvel outil promettait d'être la solution ultime, mais finissait souvent par révéler ses propres limites :

• Nombreux bugs

• Pas de personnalisation

• Impossibilité d’adaptation à mes besoins spécifiques

• Etc

Et souvent, ces solutions n’étaient pas gratuites…

Quasiment aucune n’a passé avec succès la période de test.

J'ai partagé cette expérience dans ma précédente lettre, détaillant mes nombreuses tentatives et échecs : https://remi-monami.beehiiv.com/p/et-si-on-parlait-de-tes-courriels

Aujourd'hui, des solutions véritablement efficaces pour la gestion de mes courriels sont en place, qui fonctionnent remarquablement bien.

Dans la grande majorité des cas (j’ai renoncé à atteindre le 100%).

Cette découverte, grâce à l’intelligence artificielle, est pour moi tout simplement incroyable, après tant d'années de recherche et d'expérimentation.

Elle marque un tournant dans mon parcours d'automatisation, me permettant enfin de passer de la frustration à une efficacité réellement augmentée.

Tu te retrouves souvent face à un dilemme :

• d'un côté, tu aspires à automatiser tes tâches pour gagner un temps précieux,

• de l'autre, tu te heurtes à la frustration des outils traditionnels qui ne répondent pas toujours à tes attentes.

Tu rêves d'un flux de travail fluide et efficace, où chaque tâche répétitive serait prise en charge par un système intelligent.

Pourtant, jusqu’il y a peu, la réalité était très souvent décevante.

Les outils que tu essaies semblent prometteurs au début, mais révèlent rapidement leurs limites.

Tu te retrouves alors à jongler entre différentes solutions, aucune ne répondant pleinement à tes attentes.

Au pire, tu ne tentes rien, et tu restes avec tes problèmes frustrants et du temps gaspillé à faire des tâches répétitives, sans intérêt mais pourtant nécessaires.

Ce va-et-vient constant entre l'espoir d'une productivité accrue et la déception des résultats obtenus peut être épuisant. Tu te demandes alors si le temps investi dans la recherche et la mise en place de ces automatisations en vaut vraiment la peine, ou s'il ne serait pas plus simple de continuer à faire les choses manuellement.

L’importance de l’automatisation dans un monde numérique

Dans un monde numérique en constante évolution, l'automatisation est devenue un enjeu crucial pour optimiser notre efficacité au travail.

Pourtant, malgré les promesses alléchantes des outils traditionnels, tu as probablement déjà fait face à de nombreuses frustrations en essayant de mettre en place des systèmes d'automatisation.

Commençons par dresser un état des lieux de la situation.

L'automatisation traditionnelle, bien que utile, présente souvent des limitations importantes.

Les macros VBA, Excel et Outlook, par exemple, offrent certes des possibilités intéressantes, mais leur rigidité et leur manque de flexibilité peuvent rapidement devenir problématiques, surtout dès qu’il faut que tu sortes du logiciel.

Tu as peut-être déjà passé des heures à créer une macro complexe, seulement pour te rendre compte qu'elle ne fonctionne pas dans tous les cas, ou qu’elle ne te fait gagner que quelques minutes 3 fois par an.

Ridicule…

Et c’est une expérience personnelle.

Pour réussir véritablement l'automatisation de tes tâches, il est essentiel d'adopter une réflexion en termes de processus. Cela signifie qu'il faut penser au-delà de la simple tâche à automatiser et considérer l'ensemble du flux de travail dans lequel elle s'inscrit. Cette approche globale te permettra d'identifier les points de friction et les opportunités d'optimisation que tu n'aurais peut-être pas remarqués autrement.

Malheureusement, même avec cette réflexion approfondie, tu peux te heurter à l'impact négatif des erreurs et des frustrations liées aux outils incomplets ou unidirectionnels.

Entropie

Ce qui n’évolue pas se dégrade.

Une affirmation personnelle que j’assume pleinement. Elle vaut pour tout :

• Ta santé si tu ne prends pas soin de toi

• Ta forme physique si tu ne fais pas de sport

• Ta pelouse si tu ne tonds pas régulièrement

Plus sérieuse cette problématique soulève une question importante : celle de l'entropie dans les systèmes non évolutifs.

En d'autres termes, ce qui n'évolue pas se dégrade. Je me répète parce que c’est important dans mon message.

Si ton système d'automatisation n'est pas capable de s'adapter aux changements de ton environnement de travail, il deviendra rapidement obsolète et potentiellement contre-productif. Tu te retrouveras alors à consacrer plus de temps à maintenir et corriger ton système qu'à bénéficier de ses avantages.

Il est crucial de prendre que tu prennes en compte la surcharge de travail que peuvent causer des automatisations inefficaces. Paradoxalement, les outils censés te faire gagner du temps peuvent finir par t'en faire perdre si leur mise en place et leur maintenance sont trop complexes ou trop chronophages.

Tu dois donc toujours évaluer soigneusement le rapport entre le temps investi dans l'automatisation et le gain réel qu'elle t'apporte.

Face à ces défis, il est naturel de se sentir découragé.

Cependant, abandonner l'idée d'automatisation serait une erreur.

L'automatisation restera encore longtemps un levier puissant pour augmenter ta productivité et réduire les tâches répétitives et sans valeur ajoutée.

Et maintenant les tâches moins répétitives à valeur ajoutée aussi.

La clé réside dans l'adoption d'une approche plus intelligente et flexible de l'automatisation.

Les nouvelles technologies, notamment l'intelligence artificielle, offrent des possibilités prometteuses pour surmonter les limitations des outils traditionnels. Elles permettent de créer des systèmes plus adaptatifs, capables d'apprendre et de s'améliorer au fil du temps.

Changement radical

Depuis presque 2 ans, l'intelligence artificielle est en train de révolutionner le monde de l'automatisation, apportant des solutions innovantes aux défis que tu as peut-être rencontrés avec les méthodes traditionnelles.

Cette technologie pas si émergente se présente comme un véritable "game changer", transformant radicalement la manière dont nous abordons l'automatisation des tâches.

L'un des principaux avantages de l'IA dans l'automatisation est sa capacité à analyser et à prendre des décisions basées sur des critères spécifiques. Contrairement aux systèmes traditionnels qui suivent des règles prédéfinies et rigides, l'IA peut traiter des informations complexes et nuancées, s'adaptant ainsi à des situations variées et évolutives.

Imagine, par exemple, un système de tri de courriels.

Avec une automatisation traditionnelle, tu pourrais définir des règles simples comme "si l'expéditeur est X, déplacer dans le dossier Y". Mais que se passe-t-il si le contenu du courriel est important mais ne correspond pas exactement à tes règles prédéfinies ?

C'est là que l'IA entre en jeu.

Elle peut analyser le contenu, le contexte, et même l'historique de tes interactions pour prendre des décisions plus nuancées et pertinentes :

• Jeter

• Trier

• Archiver

• T’envoyer une notification

• Préparer un brouillon de réponse

Et uniquement en fonction de ce qui est nécessaire.

Cette capacité d'analyse approfondie permet à l'IA de gérer des tâches qui étaient auparavant trop complexes pour être automatisées.

Elle peut, par exemple,

• résumer des documents,

• extraire les informations clés de longues conversations,

• générer des réponses personnalisées à des requêtes client,

Le tout en s'adaptant constamment à de nouvelles situations.

L'un des aspects les plus révolutionnaires de l'IA dans l'automatisation est son caractère adaptatif. Contrairement à l'automatisation statique traditionnelle, qui reste figée une fois programmée, l'automatisation basée sur l'IA est capable d'apprendre et de s'améliorer au fil du temps. Elle observe tes actions, apprend de tes préférences et s'ajuste en conséquence.

Prenons un autre exemple de la gestion de projet.

Un système d'IA pourrait non seulement automatiser la répartition des tâches, mais aussi apprendre de l'historique des projets précédents pour optimiser les attributions, anticiper les goulots d'étranglement potentiels, et même suggérer des améliorations dans les processus. Au fil du temps, ce système deviendrait de plus en plus efficace, s'adaptant aux spécificités de ton équipe et de tes projets.

Cette adaptabilité résout l'un des problèmes majeurs de l'automatisation traditionnelle : l'obsolescence rapide. Alors que les anciens systèmes nécessitaient des mises à jour manuelles fréquentes pour rester pertinents, l'IA peut évoluer naturellement avec ton environnement de travail, réduisant ainsi considérablement le temps et les efforts consacrés à la maintenance.

L’intelligence artificielle ouvre la porte à une personnalisation poussée de l'automatisation.

Tu n'es plus limité à des solutions génériques qui ne correspondent pas parfaitement à tes besoins. Les systèmes basés sur l'IA peuvent être créés spécifiquement adaptés à ton style de travail unique, à la structure spécifique de ton organisation, et même à tes préférences personnelles.

L'adoption de l'IA dans l'automatisation n'est cependant pas sans défis.

Elle nécessite souvent une période d'apprentissage et d'ajustement, tant pour le système que pour toi comme utilisateur. Tu devras peut-être repenser certains de tes processus pour tirer pleinement parti de ces nouvelles capacités.

Malgré ces défis initiaux, les avantages potentiels sont considérables.

L'IA promet non seulement d'augmenter ton efficacité en automatisant des tâches complexes, mais aussi d'ouvrir de nouvelles possibilités en termes d'analyse prédictive, de prise de décision assistée, et d'optimisation continue des processus.

En embrassant cette nouvelle ère de l'automatisation intelligente, tu peux espérer surmonter les frustrations liées aux limites des outils traditionnels. L'IA offre la promesse d'une automatisation plus flexible, plus intuitive et plus alignée sur tes besoins réels, transformant potentiellement la manière dont tu travailles et gères tes tâches quotidiennes.

Des bénéfices concrets

Dans mon entreprise, j'ai mis en place plusieurs solutions basées sur l'IA qui ont radicalement transformé notre façon de travailler. Voici trois exemples concrets des résultats que nous avons obtenus :

1. Tri et rangement des courriels

L'un des changements les plus significatifs que j'ai implémenté concerne la gestion de nos courriels. Grâce à l'IA, nous sommes passés d'un traitement manuel de 20-25 courriels par heure à un impressionnant 250 e-mails triés en une heure.

Pendant la nuit.

Pendant que toute l’équipe dort (ou fait la fête…)

Cette amélioration spectaculaire de notre efficacité nous a permis de libérer un temps considérable pour d'autres tâches plus importantes, pour nous et aussi pour nos clients.

2. Rédaction de textes techniques

Dans notre entreprise, la création de contenu technique était auparavant un processus chronophage.

En intégrant des outils d'IA dans notre flux de travail, nous avons réussi à économiser des dizaines d'heures sur la rédaction de documents techniques.

Cette optimisation nous permet maintenant de produire plus de contenu de haute qualité en moins de temps, améliorant ainsi notre productivité globale, mais aussi la qualité de notre travail.

3. Rendus architecturaux

Le domaine où nous avons constaté l'un des gains les plus impressionnants est celui des rendus architecturaux.

Grâce à l'utilisation de l'IA et à l'ajustement précis des prompts, nous avons réussi à accélérer ce processus d'un facteur dix.

Cette amélioration nous permet non seulement de produire des rendus plus rapidement, mais aussi d'explorer davantage d'options créatives pour nos projets.

Ces exemples concrets démontrent comment l'intégration de l'IA dans nos processus a transformé notre façon de travailler, nous permettant d'être plus efficaces et plus innovants dans nos différentes activités.

Ce que j’en retiens, et que je souhaite te partager ici, c’est que tout ce que tu fais peut être améliorer grâce à un peu de cette poudre magique à deux composants.

Humains augmentés

L'idée de l'humain augmenté par l'intelligence artificielle ouvre des perspectives fascinantes sur l'évolution de notre espèce et notre relation avec la technologie. Cette notion va bien au-delà de la simple utilisation d'outils ; elle implique une fusion plus profonde entre l'homme et la machine, où l'IA devient une extension de nos capacités cognitives et créatives.

Imagine : tu n'es plus limité par les contraintes de ton cerveau biologique.

L'IA amplifie tes capacités de réflexion, de mémorisation et d'analyse. Elle ne remplace pas ton intelligence, mais la complète, créant une synergie unique entre la pensée humaine et le traitement algorithmique.

Cette augmentation transforme radicalement ta façon d'appréhender le monde.

Tu traites des quantités massives d'informations en un clin d'œil, identifies des schémas complexes invisibles à l'œil nu, et explores des solutions créatives à des problèmes jusqu'alors insolubles. L'IA devient comme un sixième sens, t'offrant une perception enrichie de la réalité.

Ce n’est plus de la science-fiction.

Cette amplification de tes capacités soulève des questions profondes sur la nature même de l'intelligence et de la conscience. Où s'arrête ton "moi" et où commence l'IA ? Si tes pensées sont assistées par une intelligence artificielle, sont-elles toujours entièrement les tiennes ? Ces questions nous poussent à reconsidérer ce qui définit l'essence de l'être humain.

L'humain augmenté par l'IA redéfinit les notions de talent et de compétence. Dans un monde où chacun a accès à des capacités cognitives amplifiées, la valeur ne réside plus dans la simple possession de connaissances, mais dans la façon unique dont tu les utilises et les combines.

Ta créativité, ton empathie, et ta capacité à formuler des questions pertinentes deviennent tes atouts les plus précieux.

Cette évolution transforme profondément nos interactions sociales.

Les conversations atteignent des niveaux de profondeur et de nuance inédits, favorisant une compréhension mutuelle plus riche et plus complexe, grâce à l'accès instantané à un vaste réservoir de connaissances pour chaque interlocuteur.

Cependant, l'augmentation par l’intelligence artificielle soulève aussi des inquiétudes légitimes. Le risque de dépendance à cette technologie, au point de perdre certaines de nos capacités naturelles, est réel. De plus, la question de l'équité dans un monde où l'accès à ces augmentations crée de nouvelles formes d'inégalités est cruciale et nécessite une réflexion approfondie de la société.

L'humain augmenté par l'IA représente la prochaine étape de notre évolution.

J’en suis convaincu.

Plutôt qu'une menace pour notre humanité, c'est une opportunité d'explorer de nouveaux horizons de la conscience et de la créativité. Elle nous invite à repenser notre potentiel et à imaginer un futur où la symbiose entre l'homme et la machine ouvre des possibilités jusqu'alors inimaginables.

En fin de compte, l'augmentation par l'IA nous met face à un choix : celui de définir activement la relation que nous souhaitons entretenir avec cette technologie.

Nous avons l'opportunité de façonner cette évolution, de décider comment intégrer ces capacités augmentées tout en préservant ce qui fait notre unicité en tant qu'êtres humains.

C'est un défi excitant qui nous invite à redéfinir ce que signifie être humain à l'ère de l'intelligence artificielle, non ?

Des exemples concrets

Revenons dans le présent à des applications immédiates que tu peux appliquer.

Tu te reconnais ci-dessous ?

1. Gestion d'emails : Tu tries et classes automatiquement tes emails, l'IA identifiant les priorités et suggérant des réponses appropriées.

2. Prise de notes : Tu transformes tes notes manuscrites en texte structuré, l'IA organisant et résumant les points clés.

3. Planification de réunions : Tu optimises ton agenda, l'IA proposant les meilleurs créneaux en fonction des disponibilités de chacun.

4. Création de présentations : Tu génères des diapositives percutantes, l'IA suggérant des mises en page et du contenu pertinent.

5. Analyse de données Excel : Tu interprètes rapidement des tableaux complexes, l'IA mettant en évidence les tendances et anomalies.

6. Rédaction de rapports : Tu produis des rapports détaillés plus rapidement, l'IA t'assistant dans la structure et la formulation.

7. Gestion de projet : Tu anticipes les retards et optimises les ressources, l'IA analysant l'avancement et suggérant des ajustements.

8. Recherche documentaire : Tu trouves instantanément les informations pertinentes dans une vaste base de données, l'IA comprenant le contexte de ta recherche.

9. Transcription de réunions : Tu obtiens des comptes-rendus précis et structurés, l'IA transcrivant et résumant automatiquement les discussions.

10. Assistance virtuelle : Tu délègues des tâches administratives à un assistant virtuel IA, qui gère les rappels, les réservations et les demandes simples.

Tu veux un secret ?

Tout ceci existe déjà !

Les solutions ne sont pas encore toutes parfaites mais elles constituent une telle amélioration par rapport à ce qui existait il y a seulement une poignée d’années, qu’il ne faut pas que tu passes à côté.

Approche pragmatique

Pour adopter une approche pragmatique dans l'utilisation de l'IA pour augmenter ton efficacité, tu dois commencer par une étape cruciale : l'identification des grandes tâches et des sous-tâches qui composent ton travail quotidien.

Cette étape est fondamentale car elle te permet de dresser un panorama complet de tes activités et de comprendre comment elles s'articulent entre elles :

• Commence par lister toutes les tâches importantes que tu effectues régulièrement.

• Ensuite, décompose chacune de ces tâches en sous-tâches plus petites et plus spécifiques. Cette décomposition te permettra d'avoir une vision claire et détaillée de ton flux de travail.

Une fois que tu as cette vue d'ensemble, tu peux passer à la deuxième étape essentielle : la priorisation des actions pour maximiser le retour sur investissement. Il s'agit ici d'identifier les tâches ou sous-tâches qui, une fois optimisées ou automatisées, auront le plus grand impact positif sur ton efficacité globale.

Pour prioriser efficacement, pose-toi les questions suivantes :

Quelles sont les tâches qui me prennent le plus de temps ?

Lesquelles sont les plus répétitives ?

Quelles sont celles qui, si elles étaient optimisées, libéreraient le plus de temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée ?

Quelles sont celles qui sont dans ma zone de génie et que je veux garder pour moi ?

En adoptant cette approche pragmatique, tu t'assures de concentrer tes efforts d'intégration de l'IA là où ils auront le plus d'impact.

Tu évites ainsi de te disperser ou d'investir du temps dans l'optimisation de tâches mineures, et tu maximises les bénéfices de l'augmentation par l'IA dans ton travail quotidien.

Je parlerai prochainement de mon canevas d’implémentation, qui est pour moi un outil indispensable pour réussir la mise en place d’une application d’automatisation boostée à l’IA.

Le monde de demain est présent aujourd’hui

L'ère de l'humain augmenté par l'IA n'est plus un concept futuriste, mais une réalité tangible qui transforme déjà notre façon de travailler et de penser. Cette synergie entre l'intelligence humaine et artificielle ouvre des portes vers des niveaux d'efficacité et de créativité jusqu'alors inimaginables.

Comme nous l'avons vu, l'intégration de l'IA dans nos processus quotidiens n'est pas qu'une simple amélioration technologique. C'est une révolution qui redéfinit les limites de nos capacités cognitives et repousse les frontières de ce que nous pouvons accomplir. Des tâches autrefois chronophages deviennent fluides et intuitives, libérant notre esprit pour se concentrer sur des aspects plus stratégiques et créatifs de notre travail.

Cependant, embrasser cette évolution demande une approche réfléchie et pragmatique. Il ne s'agit pas de se précipiter aveuglément vers chaque nouvelle technologie, mais de comprendre en profondeur nos processus de travail, d'identifier nos points de friction, et d'appliquer judicieusement les outils d'IA là où ils peuvent avoir le plus grand impact.

N'oublie pas que tu restes au cœur de cette transformation.

L'IA est un outil puissant, mais c'est ton intelligence, ta créativité et ton jugement qui guideront son utilisation.

C'est dans cette symbiose que réside le véritable potentiel de l'humain augmenté.

Alors que nous naviguons dans cette nouvelle ère, il est crucial de rester curieux, adaptable et ouvert aux possibilités. L'IA continuera d'évoluer, offrant sans cesse de nouvelles opportunités pour augmenter nos capacités. Ton défi sera de rester à la pointe de ces avancées, d'expérimenter avec de nouvelles applications, et de trouver des moyens innovants d'intégrer ces outils dans ton travail et ta vie quotidienne.

En fin de compte, ton objectif n'est pas simplement d'être plus efficace, mais de redéfinir ce que signifie pour toi d’être productif et créatif à l'ère de l'IA.

C'est l'occasion de repenser tes méthodes de travail, tes processus de réflexion et même ta définition du succès.

Le voyage vers l'humain augmenté ne fait que commencer, et c'est toi qui décides jusqu'où il te mènera. La seule limite est ton imagination et ta volonté d'innover. Alors, lance-toi, expérimente, et découvre jusqu'où cette symbiose entre l'homme et l'IA peut te porter !

Reste curieux, reste engagé, et surtout, continue à avancer.

Rémi