Et si on parlait de tes courriels ?

Je t’en parlais en introduction dans ma dernière lettre, le volume des courriels reçus pendant les congés de l’entreprise m’ont incité à mettre en place un système pour faire gagner du temps à l’équipe.

Cette mise en place est un véritable succès.

Absolument incroyable en vérité.

Lorsque j’ai commencé à travailler il y a un peu moins de 30 ans, le bureau d’architecture qui m’accueillait comme stagiaire n’avait même pas d’ordinateur.

Cela peut paraître surréaliste, mais c’était le cas dans la plupart des autres bureaux et des entreprises.

Quelques ordinateurs sous MS-DOS pour la comptabilité et la gestion des stocks, et Microsoft 3.11 pour celles et ceux qui ont connu cela.

Si ce n’est pas ton cas, ne vois absolument aucun nostalgie ici.

Ce n’est que 5 années plus tard que l’informatique est entrée de manière plus effective dans mon univers professionnel, lorsque je suis devenu associé avec mon ancien maître de stage dans mon premier bureau.

Premiers ordinateurs.

Premiers courriels.

Bon à cette époque, tu pouvais envoyer 10 fax pour 1 courriel.

La grande majorité des personnes n’était pas équipée pour échanger avec ce nouveau moyen de communication. Les téléphones portables commençaient aussi à se généraliser, et nous n’avions pas encore nos précieux smartphones.

Comme tu le sais à présent, la tendance vers les courriels ne va faire que s’accélérer pour atteindre presque 320 milliards de courriels envoyés en 2021…

Chaque jour !

Si cette tendance continue à se poursuivre, elle va rapidement dépasser les 400 millards d’envois quotidiens, si ce n’est pas déjà fait.

Tu reçois comme moi toutes sortes d’emails en grand nombre :

• Newsletters (que tu te sois abonné volontairement ou non)

• Publicités pour ton magasin préféré (et les autres)

• Propositions de dons et autres arnaques plus ou moins évidentes

Et au milieu de tout cela, tous ces échanges plus importants concernant ton activité professionnelle ou ta vie privée.

Tu peux aussi multiplier ce qui entre dans ta boite de réception en ayant plusieurs comptes courriels.

Pour ma part, je suis en moyenne dans une fourchette entre 80 et 150 courriels tous les jours.

Et je clique souvent sur “se désabonner” ou “ne plus recevoir nos courriels”.

Vous êtes certain de vouloir nous quitter ?

Réponse : oui.

Avant de te parler de comment quelques automatisations améliorées à l’intelligence artificielle viennent de révolutionner (c’est le mot) la manière dont nous gérons les courriels, je voudrais te partager ces réflexions qui me sont venues depuis ces quelques vingt dernières années face au nombre sans croissant des courriels reçus.

Overdose

Les courriels, ces outils indispensables de notre quotidien professionnel et personnel, peuvent rapidement devenir un véritable cauchemar.

Tu te retrouves chaque jour à passer des heures sur ta boîte de réception, avec l'impression de ne jamais en voir le bout.

Un robinet ouvert à plein débit. Tu écopes à la petite cuiller.

Un enfer.

Cette situation est loin d'être rare et touche chacun d'entre nous.

Ils affectent ta productivité et parfois ta santé mentale.

Chronophagie de courriels

Certains jours, je me retrouve à passer des heures sur les courriels, souvent pour peu de résultats concrets.

Tu ouvres,

Tu lis,

Tu réponds,

Tu classes.

Et cela, c’est quand tout va bien et que tu n’es pas interrompu. Sinon, tu es parti pour relire ce que tu as déjà lu, juste pour savoir où tu en étais.

Et pourtant, la pile ne semble jamais diminuer.

Parfois, tu te peux te rendre compte comme moi qu'une journée entière s'est écoulée sans que tu aies avancé sur tes tâches principales.

Un problème chronophage majeur.

Une spirale sans fin, te laissant avec le sentiment frustrant de ne pas avoir été productif.

Surcharge cognitive

L'accumulation de courriels importants que tu laisses de côté a une autre conséquence fâcheuse. Parfois, les courriels cruciaux se perdent dans le flot incessant de messages moins importants, et la surcharge cognitive s'installe dans ton esprit.

Tu te retrouves alors à devoir filtrer constamment l'urgent de l'important, ajoutant une charge mentale non négligeable à des journées déjà bien remplies.

Cette surcharge peut te conduire à négliger des messages essentiels, ce qui peut avoir des répercussions graves sur ton travail et tes relations professionnelles.

Une fausse impression de productivité

Les courriels peuvent aussi te donner une fausse impression de productivité.

Oui, tu es occupé, mais es-tu vraiment productif ?

Passer des heures à trier et répondre à des courriels peut te donner l'illusion que tu travailles dur, alors qu'en réalité, tu n'avances pas sur tes projets les plus importants.

Cette fausse impression de productivité peut te faire perdre de vue tes priorités et t'empêcher d'atteindre tes objectifs à long terme.

Les courriels sont à l’opposé de ton focus.

La mauvaise utilisation des moyens de communication

Quand passer un appel téléphonique ?

Quand organiser une réunion ?

Quand envoyer un courriel ?

Cette question peut sembler simple, mais elle est souvent mal gérée. Parfois, un appel rapide ou une réunion courte pourrait résoudre une situation bien plus efficacement qu'une chaîne interminable de courriels.

En choisissant le mauvais moyen de communication, tu risques de prolonger inutilement les échanges et de compliquer des situations qui pourraient être résolues plus rapidement et plus simplement, pour toi et aussi pour les autres.

La résistance au changement

Avec le temps, de nouvelles habitudes se sont créées.

Tout comme il peut être difficile d’arrêter de faire défiler les pages sur les réseaux sociaux, beaucoup d'entre nous hésitent à automatiser la gestion des courriels ou à adopter de nouvelles technologies.

• Par peur de perdre le contrôle

• Par inquiétude de manquer des messages importants

• Par manque de familiarité avec les nouveaux outils

Pourtant, l'automatisation peut grandement alléger ta charge de travail et te permettre de te concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Mais automatiser n’est pas si simple.

Automatiser nécessite un système et un méthode.

Un peu de discipline

Si tu as un chronomètre sous la main, prends-le à côté de toi et enclenche le compteur à chaque fois que tu parcours tes courriels, que ce soit sur Outlook, Gmail, sur ton ordinateur ou ton smartphone.

Tu seras surpris, voire effaré du résultat.

La lecture et le traitement des courriels peuvent aisément représenter plusieurs heures par jour, et avec un peu d’organisation (et beaucoup de volonté) il est possible assez facilement de réduire considérablement ce temps pour l’occuper à d’autres activités plus productives.

Une ou deux fois par jour

Maximum.

La toute première chose à faire (et si tu n’en retiens qu’une seule, cela doit être celle-là) est de limiter le nombre de fois par jour où tu consultes tes courriels.

Pour ma part, je te recommande une ou deux séances par jour, suivant le nombre de courriels que tu reçois, et le nombre que tu es capable de traiter en une seule fois.

Rien que cette seule stratégie peut changer complètement ta gestion du temps et changer ton quotidien. Cela demande toutefois un certain temps d’adaptation (de volonté aussi) et un peu de mise en place :

• Désactive toutes les notifications sur ton ordinateur de bureau et sur ton smartphone

• N’ouvre pas ton logiciel de messagerie (à moins que tu ne doives écrire un courriel évidemment, mais dans ce cas sois fort et n’ouvre pas ta boite de réception).

• Paramètre ton logiciel de messagerie pour qu’elle ne s’ouvre pas au démarrage sur la boite de réception. C’est tout-à-fait facile à faire dans Outlook, et le faire s’ouvrir sur la boite d’envoi, qui est en principe toujours vide.

Je te recommande de te planifier uniquement deux plages horaires d’une durée limitée, de préférence en fin de matinée et en fin d’après-midi.

Limiter la durée t’obligera à traiter les éléments suivant leur degré d’importance et d’urgence en premier. Il ne faut pas avoir d’état d’âme : lorsque le temps imparti est achevé, il faut passer à autre chose.

Pourquoi ces plages horaires ?

Si comme moi, tu es plus efficace le matin (c’est le cas de la plupart des gens – de quoi éviter les grasses matinées), tu comprendras rapidement le pouvoir de cette stratégie.

Une fois pour toute

Un autre moyen de perdre beaucoup de temps dans la gestion des courriels consiste à ne pas traiter immédiatement le courriel que tu lis.

Quel que soit son contenu, si tu ne le traites pas directement, il ne se passera qu'une seule chose : tu liras le courriel au moins une seconde fois.

Pour moi, il existe 4 types de courriels :

Les Spams et les publicités :

Efface-les directement sans les lire. Une nuance peut-être : pense au préalable à te désinscrire si le courriel fait partie d’une liste de diffusion.

Les courriels pour information :

Lis-les puis classe-les dans un répertoire [LUS] par exemple (pour ma part, j’aime bien garder copie des courriels, et que tu aies un compte Gmail ou Office 365, il y a de toute manière peu de chance que tu arrives un jour à atteindre la capacité maximale de ta boite mail).

Les courriels à traiter

Dont la réponse est courte et très rapide à écrire, comme par exemple une confirmation de rendez-vous (« OK, je serai là. ») ou une approbation (« Je suis d’accord avec ta remarque », « Je m’en occupe », etc.). Dans ce cas, réponds-y immédiatement.

Les courriels à traiter

Dont la réponse va demander du temps ou de la recherche. Dans ce cas, classe-les dans un répertoire [A TRAITER] pour y revenir ensuite.

Commence toujours par trier tous les courriels avant de traiter ceux de la dernière catégorie.

En pratique, dans un cadre professionnel, il peut y avoir une cinquième catégorie de courriels : ceux que tu reçois, mais que tu peux faire traiter par quelqu’un d’autre (ce qui est aussi une manière de gagner en productivité personnelle, en étant attentif à ne pas casser celle de cet autre, surtout s’il s’agit d’un de tes employés).

J’aurai probablement l’occasion de revenir sur ce cas particulier lors d’un prochain sujet.

Une seule plateforme

En lisant attentivement ce qui précède, tu vas te demander « Oui, mais si je relève mes courriels sur mon téléphone et que je veux les traiter ? ».

La réponse est facile : non.

C’est une mauvaise idée, car un téléphone (et la plupart des tablettes) ne permet pas une interaction aussi rapide. Dans le meilleur des cas, tu reliras le courriel sur ton ordinateur une seconde fois, mais tu auras perdu trace de la réponse.

Pour ma part, je suis convaincu qu’il est beaucoup plus efficace de traiter les courriels sur un ordinateur, que ce soit un Mac ou PC, et de réserver le smartphone aux usages vraiment indispensables.

Recherche ta propre productivité

Si tu veux automatiser, cela prendra tout son sens.

Mais automatiser un processus inefficace ne donnera qu’une automatisation inefficace.

Des modèles de référence

Si tu dois traiter un nombre important de courriels, quelle que soit ta position dans l’entreprise qui t'emploie, ou dans ta propre entreprise (lorsque tu reçois tous les courriels), je parie qu’il t'arrive régulièrement d’envoyer le même type de réponse.

Dès lors, pourquoi ne pas mettre en place une bibliothèque de courriels types que tu peux utiliser simplement par une action de type copier-coller.

Cela te sera très utile plus tard.

Si rien ne te vient à l’esprit, voici quelques exemples que j’utilise personnellement :

• Confirmation de rendez-vous

• Envoi des documents au comptable

• Réponse à une candidature spontanée, positive ou négative

• Envoi de facture

• Rappel de facture impayée

• Ordre du jour de réunion

• Informations commerciales

• Bon de commande

• Etc…

Les exemples sont très nombreux, et j’ai pour ma part plus de cinquante courriels « standardisés » que j’ai toujours sous la main.

Quand je dis standardisés, je ne veux pas dire que les réponses ne sont pas personnalisées, mais en partant d’un texte tout fait d’une vingtaine de lignes, simplement par copier et coller, le gain de temps est tout de même appréciable, même s’il faut passer quelques minutes pour le faire correspondre exactement à la réponse adéquate.

Sois tout de même attentif à ne pas envoyer un courriel qui commence par « Chère Madame DUPONT, … » lorsque tu écris à Monsieur BERNARD. Cela ne fait pas très professionnel, mais ce sont les risques avec les copier-coller.

Cela peut paraître amusant, mais c’est parfois gênant, crois-moi.

Tu ne dois évidemment pas te lancer dans la création d’une telle bibliothèque.

Il suffit simplement de laisser le temps faire son œuvre. Chaque fois que tu enverras un courriel dont le contenu te semble suffisamment intéressant pour pouvoir être réutilisé plus tard, il te suffira simplement de copier/coller celui-ci dans un fichier ou un répertoire prévu à cet effet.

Avec Outlook, la manipulation est encore plus aisée, puisque tu n’auras qu’à glisser-déposer ton courriel envoyé dans un répertoire sur ton disque dur, qui sera automatiquement transformé en fichier.

Tous ces textes te serviront de modèle pour tes futures automatisations.

Distinguer le triage du traitement

Dès que tu ouvres ton logiciel de messagerie, hop ! le compteur commence à tourner et t'affiche en quelques secondes la dizaine (… centaine… glup) de courriels non lus qui sont arrivés depuis ta dernière connexion.

Tu les prends dans l’ordre, souvent le plus récent en premier (parce qu’il est au-dessus dans la liste et que notre cerveau trouve en général cela confortable) et tu commences ta revue des courriels.

Mais aujourd’hui, tu en as vraiment reçu beaucoup, et après le courriel de ton conjoint qui te rappelle de passer chercher les enfants, tu tombes en second lieu sur ce message important d’un nouveau client potentiel qui sollicite des informations sur les produits ou services que tu vends.

Le monde s’arrête et tu passes une heure à lui écrire une réponse circonstanciée sur tout ce que tu peux faire pour lui (tiens, là aussi tu aurais pu avoir une réponse de référence toute prête comme nous en parlions avant).

Si ensuite le téléphone sonne, ton assistante te rappelle cet important dîner d’affaires, ou n’importe quelle autre forme d’interruption, tu es parti pour le reste de la journée avant d’avoir pris connaissance de tous les autres courriels.

Mauvaise méthode, et avec beaucoup de stress à la clé. Mais il y a moyen de faire autrement.

Au lieu de t'occuper de chaque courriel un par un, un peu comme un robot, commence par les trier ! La nuance est importante : TRIER n’est pas TRAITER.

Chaque courriel peut en effet être classé dans 4 catégories :

1. Ce qui peut être jeté, ou qui ne présente aucun intérêt pour toi (comme les publicités et autres spams) : supprime-les directement.

💡 Une petite astuce :
Si tu penses que le contenu d’un courriel peut être intéressant pour plus tard, supprime-le aussi. Lorsque tu auras besoin de ces informations, soit tu l’auras oublié, soit les informations ne seront plus à jour.

1. Ce qui présente un intérêt pour ton activité actuelle, mais ne nécessite pas de suivi. Ne le lis pas immédiatement, et glisse-le dans un dossier [A LIRE] que tu examineras plus tard, par exemple en fin de journée lorsque tu seras fatigué.

2. Ce qui doit être traité, et dont la réponse est brève. Dans ce cas, réponds-y tout de suite, glisse le courriel dans un dossier [LUS] ou supprime-le, et n’y pense-plus. Il en va de même pour le suivi qui n’est pas une réponse, mais une petite action, comme par exemple noter un rendez-vous dans ton agenda.

3. Enfin, ce qui doit être traité, mais dont la réponse demandera un peu plus de temps, voire un temps certain. Pour ceux-ci, retiens-toi et ne t'attelle pas immédiatement. Glisse le courriel dans un dossier [A TRAITER], et ne commence à t'en occuper que lorsque tu as tout parcouru.

Avec cette simple stratégie, tu peux avec facilité trier une cinquantaine de courriels en une demi-heure seulement, et avoir assuré le suivi de la majorité d’entre eux.

Une boîte de réception toujours vide

Un challenge.

Un satisfaction incroyable quand tu y arrives.

Et c’est tout-à-fait possible.

Nous venons de voir comme il est important de trier avant traiter.

Bon. Reprenons notre exemple cité plus haut : tu reviens de ton dîner d’affaires, tu allumes ton ordinateur pour reprendre là où tu en étais… Mais entre-temps, tu as encore reçu plus de 15 nouveaux messages.

Que va-t-il se passer ?

Facile à comprendre, mais il est fort probable que tu ailles reparcourir les courriels que tu as déjà lus, et également ceux que tu as déjà traités.

L’activité devient alors terriblement chronophage.

Par contre, si tu appliques la méthode de triage que je t'explique ci-dessus, tu vas te rendre compte d’une chose surprenante : ta boîte de réception est à présent complètement vide !

Tous les courriels reçus ont soit été déplacés, soit ont été supprimés.

Et à ce moment, tu vas avoir un sentiment étrange de satisfaction, car si plus rien n’encombre ta boîte de réception, il va de même pour ton cerveau, qui assimilera cela à l’accomplissement d’une tâche.

Et si nous nous intéressions ensemble à comment nous pouvons encore améliorer cela ?

Et maintenant ?

Maintenant, tu as un SYSTEME en place.

Un système est un élément essentiel pour aller plus loin, et pour en revenir à ce qui m’a incité à écrire ceci.

Un système te permet :

• D’avoir un classement efficace qui te permet de tout retrouver efficacement.

• De garder le contrôle sur tes courriels, et non d’être contrôler par eux.

• De distinguer l’essentiel du sans intérêt

• De consacrer ton temps à ce qui est important (et pas au reste)

Un système peut surtout être automatisé !

Je te parle ici de ce que j’ai mis en place avec plusieurs automatisations qui me fait gagner un temps fou.

Le trieur de courriels

Cette automatisation a pour objectif de trier les courriels dans ma boite de réception :

• les courriels concernant les projets

• les courriels concernant les offres de services à établir

• les courriels concernant la gestion, la comptabilité et les factures de l’entreprise

• les courriels concernant des sujets divers, et que je souhaite conserver et archiver.

• puis tout le reste qui doit être envoyé à la corbeille.

Le résultat est simplement d’attribuer une étiquette à chaque courriel, en fonction de la catégorie ci-dessus, avec une complexité complémentaire : s’il s’agit d’un projet spécifique, lui attribuer le bon numéro de dossier !

Cela a été pour moi l’automatisation la plus complexe, et qui a nécessité la mise en place d’un véritable agent IA.

Je t’en décrit rapidement le principe :

Etape 1 : jeter ou garder.

Assez facile : un prompt ChatGPT qui attribue la catégorie “JETER” en fonction de quelques critères. Si les critères ne sont pas rencontrés l’automatisation continue.

Simple, facile à mettre en place et super-efficace.

Etape 2 : premier tri

Un peu plus complexe, mais un prompt plus détaillé suffit toujours à passer cette étape-là. Il s’agit ici de déterminer un premier tri dans uniquement 4 catégories :

• Offre

• Comptabilité

• Divers

• Projets

Le processus peut être complexifié, mais je n’en ai pas besoin. Donc, je suis resté simple dans cette première répartition.

Pour les 3 premières catégories, l’automatisation s’arrête là.

Pour les projets, c’est ici que les difficultés commencent.

Etape 3 : déterminer le numéro de dossier

L’objectif ici était d’attribuer une étiquette avec uniquement le numéro du dossier concerné par le courriel. Cela implique une capacité d’analyse beaucoup plus poussée est nécessaire, et donc la mise en place d’un assistant IA.

Cet assistant IA a à sa disposition les données essentielles de chaque dossier, et à la capacité de comprendre le contenu courriel pour déterminer de quel projet il s’agit, pour finalement renvoyer uniquement le numéro du projet.

Un vrai challenge, car cela nécessite une capacité de compréhension et d’analyse qui jusqu’ici n’était possible que par une intervention humaine.

Mes courriels sont à présent tous correctement triés.

Le tri n’est pas entièrement parfait, mais après avoir ajusté progressivement les critères, plus de 95% des courriels sont bien catégorisés. Incroyable.

Le rangeur de courriel.

Dans mon activité professionnelle, il est important de ranger les courriels et les pièces jointes des projets dans des répertoires informatiques pour en assurer le suivi et l’historique.

Les projets se déroulent sur une durée de 3 à 5 ans en général, et les conserver seulement sur la boite de réception ne permet pas de recherches efficacement des informations.

Cette étape-là était jusqu’ici réalisée de manière 100% manuelle :

• Réception d’un courriel pour le dossier X

• Création d’un répertoire informatique (date, expéditeur, texte court)

• Copie du courriel dans le répertoire

• Copie des pièces jointes dans le répertoire

Pour TOUS les courriels à ranger.

Un temps fou.

Une autre série d’automatisation se charge donc de ranger les courriels en fonction des catégories, et de vider la boite de réception.

Et là, tu imagines facilement la libération que cela représente pour moi, et pour l’équipe !

Evidemment cela n’est possible que si tu as un système en place pour savoir précisément où chaque courriel est rangé dans chaque dossier, dans chaque projet ou dans ta comptabilité.

Si tu travailles de manière désordonnée, les automatisations que tu mettras en place augmenteront encore ton désordre…

Pour finir

En conclusion, la gestion des courriels est une tâche cruciale mais souvent extrêmement chronophage qui peut nuire à ta productivité et à ton bien-être mental.

En adoptant des stratégies simples mais efficaces, tu peux transformer cette montagne de courriels en une colline gérable.

La première étape consiste à limiter le nombre de fois par jour où tu consultes tes courriels. Planifie une ou deux séances spécifiques pour cette tâche, de préférence en fin de matinée et en fin d'après-midi. Désactive toutes les notifications et ne laisse pas ton logiciel de messagerie s'ouvrir automatiquement sur ta boîte de réception.

Ensuite, adopte une méthode de triage avant de traiter les courriels. Cette approche te permet de classer les courriels en différentes catégories : ceux à supprimer, ceux à lire plus tard, ceux à traiter immédiatement, et ceux nécessitant plus de temps. Cette technique te permettra de gagner du temps et de réduire le stress lié à une boîte de réception encombrée.

Il est également essentiel de traiter chaque courriel une seule fois. Réponds immédiatement aux courriels nécessitant une réponse rapide et classe les autres dans des dossiers spécifiques. Cette méthode t'empêche de relire plusieurs fois les mêmes courriels, ce qui est une perte de temps considérable.

L'automatisation est une autre arme puissante dans ta lutte contre la surcharge de courriels. En mettant en place des systèmes automatisés pour trier et ranger tes courriels, tu peux te libérer du temps pour te concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. N'hésite pas à utiliser des modèles de courriels pour les réponses fréquentes. Cela te permettra d'envoyer des réponses rapides et professionnelles sans avoir à rédiger chaque message de zéro.

Souviens-toi que la clé de la productivité réside dans un système bien organisé.

Un système qui te permet de garder le contrôle sur tes courriels et non l'inverse. Lorsque ta boîte de réception est vide, ton esprit est aussi plus léger, te permettant de te concentrer sur ce qui compte vraiment.

En suivant ces conseils et en mettant en place les bonnes automatisations, tu peux transformer la gestion des courriels de source de stress en une tâche routinière et efficace, donc complètement automatisable grâce à l’intelligence artificielle

Alors, prêt à prendre le contrôle de ta boîte de réception ?

Je serai ravi de partager avec toi plus de détail sur le comment mettre cela en pratique de manière efficace pour toi.

Reste curieux, reste engagé, et surtout, continue à avancer.

Rémi