Le tueur silencieux de tes marges

Imagine...

Un chantier arrêté pendant 48 heures.

Pas à cause d’un problème technique ou d’une météo capricieuse. Non, cette fois, c’est une paperasse oubliée : un document manquant pour une inspection surprise. Résultat : une amende salée, des ouvriers inactifs, et des appels de clients mécontents. Si tu penses que ça ne t’arrivera jamais, détrompe-toi.

Ce scénario est plus courant qu’on ne le croit.

Sur base d’une recherche personnelle, 15 % du temps de travail dans les entreprises de construction est consacré à des tâches administratives.

Cela équivaut à 2300 heures par an, soit l’équivalent de 1,43 emploi à temps plein.

Mais ce n’est pas seulement une question de temps. Les coûts grimpent aussi. Entre le salaire des employés affectés à ces tâches, les outils nécessaires pour gérer la paperasse, et le manque à gagner pour ton entreprise, le total peut facilement dépasser les 87 500 € par an. Et tout ça pour quoi ? Des formulaires, des devis, des factures, et des audits.

Le pire, c’est que cette charge ne fera qu’augmenter. Avec des réglementations toujours plus complexes – DNSH, ESG, marchés publics – chaque entrepreneur est confronté à une question essentielle : comment réduire ce poids sans compromettre la qualité et la conformité de ses projets ?

L’administratif tue à petit feu. Il étouffe les marges, ralentit les chantiers et surcharge mentalement les dirigeants. Heureusement, il existe des solutions pour inverser la tendance. Et si tu pouvais réduire cette charge de moitié, voire davantage ? Imagine ce que tu ferais avec ce temps et cet argent récupérés :

• Plus de temps pour planifier des chantiers.

• Plus de marges pour investir dans des équipements ou des formations.

• Plus d’énergie pour te concentrer sur ce que tu fais de mieux : construire.

Si cette situation te parle, continue de lire. Ensemble, on va démonter l’illusion que l’administratif est une fatalité et explorer comment reprendre le contrôle.

L’étendue du problème : la surcharge administrative

Les tâches administratives constituent un fardeau invisible mais bien réel pour les entreprises de construction. Elles mobilisent du temps, des ressources et de l’énergie, bien souvent aux dépens de ce qui compte vraiment : la construction. Si on te demandait combien d'heures par semaine ton équipe consacre à l'administratif, pourrais-tu répondre précisément ? Pour beaucoup, la réponse est un chiffre effrayant, et le pire, c’est qu’il ne fait qu’augmenter.

Une charge qui grignote tes marges

Sur base de recherches personnelles, 15 % du temps de travail annuel est dédié à des tâches administratives pour une entreprise de 8 à 10 personnes.

Cette proportion augmente avec la taille de l’entreprise.

Cela représente 2300 heures par an, soit l’équivalent de 1,43 emploi à temps plein.

En d’autres termes, c’est comme si tu payais une personne à temps complet uniquement pour gérer des papiers.

En termes financiers, le coût direct est significatif.

Si l’on considère qu’un ETP (Equivalent Temps Plein) dans ce secteur coûte environ 35 000 € par an, la gestion administrative représente 50 000 € en moyenne, charges comprises. Et ce n’est qu’une partie du problème.

Le coût caché de l’administratif

Au-delà des salaires, il y a le manque à gagner. Ces heures passées sur des tâches administratives auraient pu être utilisées pour des activités facturables, comme la gestion des chantiers, le développement commercial ou l’innovation. En prenant un taux horaire moyen de 50 € facturé à un client, les 2300 heures d’administratif pourraient générer 115 000 € de chiffre d’affaires.

En additionnant le coût direct et le manque à gagner, on atteint des chiffres vertigineux : 165 000 € par an de perte potentielle pour une entreprise de taille moyenne.

Les principales sources de surcharge

D’où vient cette avalanche de tâches administratives ? Voici les postes les plus chronophages dans une entreprise de construction :

1. Gestion des devis et factures : Chaque devis demande un chiffrage précis, des allers-retours avec le client, et des modifications régulières.

2. Planification des chantiers : Il faut coordonner les équipes, organiser les livraisons et ajuster le planning au moindre imprévu.

3. Conformité réglementaire : Les normes de sécurité, les audits et les dossiers pour les marchés publics exigent une attention constante.

4. Comptabilité et reporting : Suivi de la trésorerie, déclarations fiscales, et rapports financiers prennent des heures chaque semaine.

5. Gestion des achats et stocks : Commander les matériaux, négocier avec les fournisseurs, éviter les ruptures.

6. Ressources humaines : Contrats, paies, gestion des absences, et formation continue.

Ces tâches sont essentielles pour le bon fonctionnement de l’entreprise, mais elles détournent des ressources précieuses de ce qui génère réellement de la valeur.

Une tendance alarmante

Le problème s’aggrave d’année en année.

Avec des normes toujours plus exigeantes – DNSH, ESG, ou encore les obligations environnementales – la charge administrative continue d’augmenter. La complexité des documents nécessaires pour répondre à ces exigences rend la gestion encore plus chronophage.

Pour survivre et prospérer dans ce contexte, les entreprises doivent réagir dès maintenant. Ignorer la surcharge administrative, c’est risquer de voir tes marges s’effondrer lentement mais sûrement.

Identifier le coût réel de ton administratif

Avant de pouvoir réduire l’impact des tâches administratives, il faut d’abord en comprendre le poids exact sur ton entreprise.

Combien de temps passes-tu réellement à gérer des devis, des factures ou des dossiers de conformité ?

Et surtout, combien cela coûte-t-il à ton entreprise, directement et indirectement ?

Étape 1 : fais l’inventaire des tâches

Commence par dresser une liste de toutes les tâches administratives effectuées au sein de ton entreprise. Cela peut inclure :

• La gestion des devis et factures.

• Le suivi des paiements clients.

• La planification des chantiers.

• La préparation des audits de conformité.

• La gestion des ressources humaines (paies, absences, etc.).

• Le suivi des stocks et des commandes.

Ne laisse rien de côté, même les petites tâches. C’est souvent leur accumulation qui crée la surcharge.

Étape 2 : estime le temps passé

Pour chaque tâche identifiée, note le temps que tu (ou ton équipe) y consacres chaque semaine. Par exemple :

• 8 heures pour les devis et factures.

• 6 heures pour la conformité.

• 4 heures pour la comptabilité.

Multiplie ensuite ces chiffres par 52 pour obtenir le total annuel en heures.

Étape 3 : convertis en équivalents temps plein (ETP)

Divise le total annuel par 1600, le nombre moyen d’heures travaillées par an pour un emploi à temps plein.

Ce chiffre te donne une idée claire de la proportion des ressources de ton entreprise dédiée à l’administratif.

Étape 4 : évalue les coûts

Pour chaque ETP consacré à l’administratif, multiplie par 40 000 €, une estimation réaliste du coût annuel d’un employé (salaire et charges).

Par exemple, si tu identifies 0,8 ETP, cela représente 32 000 € par an.

Étape 5 : calcule le manque à gagner

Pour évaluer l’impact global, multiplie ce coût direct par 2,5, une estimation qui inclut les opportunités manquées si ce temps était utilisé pour des activités facturables.

Ainsi, les 32 000 € deviennent rapidement 80 000 € en perte totale.

Imagine maintenant que ce travail est fait par ton responsable de chantier ?

C’est encore pire.

Cela le détourne de son vraie valeur ajoutée à ton entreprise.

Pourquoi ce calcul est crucial

Ces chiffres, souvent sous-estimés, révèlent l’impact réel de l’administratif.

Avec une vision claire, tu peux commencer à prioriser des solutions pour réduire ces coûts et rediriger ces ressources vers ce qui génère de la valeur :

• des projets,

• des clients,

• du chiffre d’affaires.

Les solutions numériques pour alléger la charge

L’un des moyens les plus efficaces pour réduire la charge administrative dans une entreprise de construction est d’adopter des solutions numériques. Les logiciels dédiés au BTP permettent d’automatiser une grande partie des tâches chronophages, offrant un gain de temps et une organisation simplifiée.

Pourquoi opter pour le numérique ?

Les outils numériques ne se contentent pas de remplacer le papier. Ils centralisent les informations, automatisent les tâches répétitives et réduisent les erreurs humaines. Par exemple :

• Suivi en temps réel : Plus besoin de chercher des documents éparpillés, tout est accessible en quelques clics.

• Automatisation des calculs : Plus d’erreurs dans les devis, les factures ou les plannings.

• Conformité simplifiée : Les logiciels intègrent souvent des modules pour rester à jour avec les réglementations.

Adopter ces outils, c’est réduire la part de l’administratif tout en améliorant la qualité du travail.

Les bénéfices concrets de l’automatisation

Adopter un logiciel spécialisé permet de :

• Gagner du temps : En moyenne, les entreprises constatent une réduction de 20 à 30 % du temps consacré aux tâches administratives.

• Réduire les erreurs : Les oublis de paiements, les doublons dans les documents ou les écarts dans les chiffrages sont grandement limités.

• Améliorer la collaboration : Tous les membres de l’équipe ont accès aux mêmes informations en temps réel.

• Augmenter la productivité : Moins de temps passé sur l’administratif, c’est plus de temps pour se concentrer sur les chantiers.

Combien ça coûte ?

Investir dans un logiciel représente un coût initial, mais le retour sur investissement (ROI) est rapide. Par exemple :

• Un abonnement à un outil représente en moyenne à 60 € par mois.

• Comparé au coût d’un employé dédié à l’administratif (environ 35 000 € par an), l’économie est évidente.

De plus, beaucoup de ces outils offrent des périodes d’essai gratuites, permettant de tester leur efficacité avant de s’engager.

Tu as toujours besoin de quelqu’un pour s’en occuper, mais ton employé y passera (beaucoup) moins de temps.

Pourquoi agir maintenant ?

Les réglementations, comme le DNSH ou les normes ESG, rendent les tâches administratives de plus en plus complexes. Plus tu attends, plus ces obligations risquent d’alourdir ta charge de travail. Passer au numérique dès aujourd’hui, c’est non seulement alléger l’administratif, mais aussi anticiper les évolutions du secteur.

En choisissant les bons outils, tu peux transformer un poids en opportunité, libérant du temps et des ressources pour te concentrer sur ce qui compte vraiment : construire, innover, et faire prospérer ton entreprise.

L’importance de la délégation

Quand l’administratif devient un poids, déléguer certaines tâches peut être une solution puissante pour libérer du temps et te recentrer sur ton cœur de métier.

Mais déléguer ne signifie pas abandonner le contrôle.

Au contraire, c’est une stratégie pour redistribuer efficacement le travail tout en gardant une vue d’ensemble.

Pourquoi déléguer ?

Les tâches administratives sont souvent répétitives, techniques ou très spécifiques. Déléguer te permet de :

• Gagner du temps : Moins de gestion quotidienne, plus d’heures pour tes projets stratégiques.

• Améliorer l’efficacité : Des spécialistes accomplissent ces tâches plus rapidement et avec moins d’erreurs.

• Réduire la charge mentale : En déléguant, tu te libères de la pression liée à des tâches que tu trouves parfois lourdes ou rébarbatives.

Délégation interne : recruter un assistant administratif

Une option consiste à embaucher un employé dédié aux tâches administratives. Un assistant administratif peut gérer les devis, factures, paies, et même une partie de la conformité.

• Avantages :

  • Présence continue dans l’entreprise.

  • Connaissance approfondie des spécificités de ton activité.

• Coût estimé :

  • Environ 13 €/heure brut pour un salarié à temps plein, soit 35 000 € par an avec les charges sociales incluses.

Délégation externe : faire appel à des prestataires spécialisés

Si recruter n’est pas une option ou si tes besoins sont ponctuels, tu peux externaliser certaines tâches :

• Comptabilité : Externaliser la gestion des factures et déclarations fiscales à un cabinet comptable.

• Conformité : Faire appel à des experts pour préparer les audits ou suivre les réglementations.

• Paies et RH : Confier la gestion des contrats et fiches de paie à des prestataires.

• Avantages :

  • Flexibilité : Tu ne payes que pour le travail effectué.

  • Expertise pointue et mise à jour constante sur les normes.

• Coût estimé :

  • Entre 35 € et 45 € de l’heure pour un freelance ou une agence spécialisée.

Pourquoi certains hésitent à déléguer ?

Les principales objections sont :

1. Peur de perdre le contrôle : Une bonne communication et des outils de suivi permettent d’éviter cela.

2. Coût perçu comme élevé : Pourtant, le retour sur investissement (ROI) est souvent rapide grâce aux gains de temps et d’efficacité.

Une délégation bien pensée

Déléguer ne signifie pas tout lâcher.

Il s’agit de choisir les tâches les plus chronophages ou complexes, et de les confier à des personnes compétentes. En intégrant la délégation dans ta stratégie, tu peux optimiser tes ressources et te concentrer sur ce qui compte vraiment : le développement de ton entreprise.

Surmonter les objections au changement

Adopter de nouvelles pratiques ou outils pour réduire la charge administrative peut susciter des réticences. Pourtant, ces objections, souvent basées sur des perceptions, peuvent être levées avec une approche adaptée.

1. Le coût initial est trop élevé

Beaucoup d’entrepreneurs perçoivent l’investissement dans des logiciels ou des prestataires comme une dépense importante. Pourtant, ce coût est souvent amorti rapidement grâce aux gains de productivité. Par exemple :

• Un outil, facturé 60 € par mois, permet de réduire jusqu’à 30 % du temps administratif, soit l’équivalent de plusieurs milliers d’euros économisés par an.

• Externaliser la comptabilité peut coûter 300 € par mois, mais libère jusqu’à 10 heures par semaine, que tu peux consacrer à des activités facturables.

2. Manque de temps pour apprendre

Il est courant de penser que la mise en place d’un nouvel outil ou processus prendrait trop de temps, mais les solutions modernes sont conçues pour être intuitives.

• Formation rapide : Les logiciels spécialisés offrent souvent des tutoriels ou des accompagnements personnalisés pour une prise en main rapide.

• Transition progressive : Il est possible d’intégrer un nouvel outil étape par étape, en priorisant les tâches les plus simples à automatiser, comme la création de devis ou le suivi des paiements.

3. Résistance au changement

Certaines équipes peuvent être réticentes à modifier leurs habitudes, surtout si elles utilisent des méthodes traditionnelles depuis des années. Pour contourner ce frein :

• Communique clairement les bénéfices : Explique comment les nouveaux outils simplifient leur travail, réduisent les erreurs et améliorent leur quotidien.

• Implique-les dans le processus : En associant ton équipe au choix des solutions, elle se sentira valorisée et plus investie.

4. Crainte de perdre le contrôle

Déléguer ou automatiser des tâches peut donner l’impression de ne plus maîtriser le processus. En réalité, les outils numériques offrent une visibilité accrue grâce à des tableaux de bord en temps réel.

• Centralisation des données : Toutes les informations restent accessibles, et tu peux facilement suivre l’avancement des tâches.

• Suivi simplifié : Les alertes automatiques préviennent des retards ou des échéances critiques.

5. Complexité perçue

L’idée que les nouvelles solutions soient trop complexes est un mythe courant. En réalité, beaucoup de logiciels sont conçus spécifiquement pour les petites et moyennes entreprises, avec des interfaces simples et adaptées à ton métier.

Surmonter ces objections, c’est transformer des freins en opportunités. Plus vite tu agis, plus vite tu récolteras les fruits d’un administratif allégé et d’une entreprise optimisée.

La simplification est au coeur de tout comme j’en parlais dans ma lettre de la semaine dernière (que tu peux retrouver ici : Simplifie ou périt).

Construis mieux, gère l’administratif en moins de temps

L’administratif est un poids que beaucoup d’entrepreneurs du bâtiment considèrent comme inévitable. Pourtant, il existe des solutions concrètes pour alléger cette charge et retrouver un équilibre. En identifiant précisément les tâches chronophages, en adoptant des outils numériques adaptés et en déléguant efficacement, tu peux transformer une contrainte en opportunité.

Ce que tu gagnes en réduisant l’administratif :

1. Plus de temps : En automatisant ou en externalisant certaines tâches, tu libères des heures précieuses pour te concentrer sur ton cœur de métier : construire, innover, et développer ton activité.

2. Des marges renforcées : Moins de temps perdu, c’est plus de productivité et des coûts maîtrisés, ce qui se traduit directement par une amélioration de tes marges.

3. Une meilleure qualité de vie : Réduire le stress lié à la gestion des papiers te permet de te recentrer sur des projets qui t’inspirent et te motivent.

Pourquoi agir maintenant ?

Les réglementations, comme le DNSH et les normes ESG, ne feront que s’intensifier, rendant l’administratif encore plus lourd à gérer. Plus tu attends, plus il sera difficile de rattraper ce retard. En agissant aujourd’hui, tu te donnes une longueur d’avance pour anticiper ces défis et préparer ton entreprise à l’avenir.

L’administratif ne doit pas être une fatalité.

Les outils et stratégies sont là pour te permettre de reprendre le contrôle. Ce que tu fais aujourd’hui peut transformer ton entreprise, pas seulement pour gérer mieux, mais pour construire plus et plus sereinement.

Es-tu prêt à franchir cette étape ?

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Si tu veux continuer la lecture, j’ai aussi abordé cette question dans ma lettre du 21 septembre 2024 : Marchés publics : attention à la charge administrative.

Reste curieux, reste engagé, et surtout, continue à avancer.

Rémi