IA, données et construction

Maîtriser le chaos des données

Tu es au cœur d’un projet de construction ambitieux.

L’envergure est impressionnante,

Les enjeux colossaux,

Et le succès repose sur un détail souvent négligé : la gestion des données.

Cahiers des charges, réglementations, plans techniques, courriels par dizaines… Ce flot incessant de documents arrive de tous côtés. Et toi, tu dois tout maîtriser. Chaque erreur, chaque donnée manquante, c’est un risque de retard, un surcoût, ou pire, un client insatisfait.

C’est exactement là que je me suis retrouvé il y a quelques années.

Un projet de transformation lourde en plein Liège, une équipe multidisciplinaire à coordonner, et des milliers de données à gérer.

Je savais qu’il fallait une méthode.

Les e-mails, si utiles en apparence, montraient leurs limites.

Classer, retrouver, ou simplement organiser les informations devenait un véritable cauchemar. J’ai des système en place, mais ils sont leurs limites en termes de volume… Ouille.

Très récemment, c’est lors d’une conversation avec un confrère que tout a changé. « Pourquoi ne pas utiliser l’IA pour centraliser tout ça ? » m’a-t-il lancé.

À première vue, ça semblait compliqué, voire irréalisable.

Mais en creusant, une idée a germé : et si je pouvais transformer un simple Google Sheet en une base de données intelligente, auto-alimentée et consultable à tout moment ?

Le déclic

En moins d’une heure, j’avais mis en place un système révolutionnaire pour mon entreprise, CONVERGENCES ARCHITECTURES ET TECHNIQUES.

Pas de logiciel hors de prix, pas de courbes d’apprentissage interminables.

Juste un outil simple, accessible et incroyablement puissant.

Désormais, chaque courriel, chaque échange, chaque pièce jointe venait enrichir cette base de données.

Un moteur d’IA analyse les contenus, génère des résumés automatiques et identifiait les tâches prioritaires.

Et toi, dans tout ça ?

Toi aussi, tu peux reprendre le contrôle de tes données.

Pas besoin d’être un expert en IA ou de casser ta tirelire.

Cette méthode est accessible à tous, que tu sois architecte, entrepreneur ou chef de projet.

Et les bénéfices ?

Inimaginables.

Tu gagnes un temps précieux, réduis les risques d’erreurs et transformes ton chaos en clarté.

Avec les bons outils, ce qui te semblait impossible devient une évidence. Imagine un instant : chaque donnée à portée de main, sans effort.

Le stress des recherches interminables ?

Terminé.

Une promesse

Dans cette newsletter, je veux te montrer comment l’IA peut transformer la manière dont tu gères tes projets. Tu découvriras une méthode simple pour centraliser, automatiser et exploiter toutes ces informations qui, jusqu’ici, te donnaient des migraines.

Parce qu’aujourd’hui, l’avenir n’appartient pas à ceux qui accumulent les données, mais à ceux qui savent les utiliser intelligemment.

Pour te concentrer enfin sur ce qui compte vraiment : ton métier !

Les données dans un secteur complexe

Tu es en pleine gestion d’un projet de construction ambitieux.

Les journées s’enchaînent, les réunions s’accumulent, et les courriels pleuvent.

Tout semble avancer, jusqu’à ce que survienne le problème typique : retrouver une information cruciale devient une mission impossible.

Qui a validé ce plan ?

Quel était le budget annoncé dans cette version du cahier des charges ?

Où est passée la dernière mise à jour du planning ?

Dans le monde de la construction, ce genre de défi est une réalité quotidienne. Chaque projet est une avalanche de données. Les équipes techniques échangent des documents complexes, les pouvoirs publics imposent des réglementations changeantes, et les clients multiplient les demandes spécifiques.

Au fil du temps, ce flot de données devient incontrôlable, rendant chaque décision plus lente et chaque erreur potentiellement catastrophique.

Une avalanche de données

Les chiffres sont implacables. Un projet de construction moyen génère des milliers, voire des centaines de milliers de fichiers :

• Cahiers des charges administratifs et techniques, souvent volumineux et détaillés.

• Documents techniques envoyés par les sous-traitants, les fournisseurs ou les bureaux d’études.

• Plans et maquettes numériques, actualisés plusieurs fois au cours du projet.

• Courriels et échanges informels, contenant souvent des décisions critiques ou des informations précieuses.

• Réglementations locales, constamment mises à jour, qui influencent chaque aspect du projet.

Ce n’est pas la quantité qui pose problème, mais l’impossibilité de tout suivre.

Plus les projets durent, plus la gestion des données devient complexe.

Les fichiers s’accumulent, les versions se multiplient, et le moindre oubli peut coûter cher.

Les limites des outils traditionnels

Depuis plus de 25 ans, les courriels sont considérés comme un outil révolutionnaire dans la gestion des projets. Ils permettent des échanges asynchrones, remplacent le téléphone dans bien des cas, et offrent une trace écrite.

Mais soyons honnêtes : cette solution montre ses limites.

1. Un système cloisonné :

   Les courriels restent isolés dans des boîtes de réception. Retrouver un document spécifique ou une décision importante implique souvent de fouiller parmi des centaines de messages, dans des dossiers mal classés ou partagés entre plusieurs collaborateurs.

2. Des doublons et des versions multiples :

   Qui n’a jamais ouvert un fichier nommé "Planning_final_v10_corrigé_definitif_v2" ? Les versions successives deviennent un cauchemar à gérer, surtout lorsque plusieurs personnes travaillent sur un même document.

3. Un suivi inefficace :

   Les e-mails ne permettent pas d’avoir une vue d’ensemble des tâches ou des informations clés. Ils fragmentent les données au lieu de les centraliser.

4. La perte d'informations :

   Chaque année, des milliers d’heures sont perdues à chercher des données égarées. Les conséquences ? Des retards dans les projets, des erreurs dans les décisions et, parfois, des coûts supplémentaires pour rectifier le tir.

Un problème mal résolu ?

Quand la gestion des données est défaillante, les impacts se font ressentir à tous les niveaux :

• Des retards dans les délais : Les décisions tardent à être prises faute d’informations disponibles au bon moment.

• Une baisse de la productivité : Les équipes passent un temps démesuré à chercher des documents ou à clarifier des malentendus.

• Un stress accru : La pression monte quand il faut gérer des imprévus avec des données fragmentées.

• Des coûts imprévus : Les erreurs engendrées par une mauvaise gestion des données peuvent entraîner des dépassements de budget importants.

Pas simple, hein ?

Le paradoxe des données

Le plus ironique, c’est que dans un monde où les données sont partout, elles deviennent inutilisables si elles ne sont pas correctement organisées.

Imagine avoir à ta disposition une immense bibliothèque, mais sans index, ni classement. Chaque livre, chaque page, chaque mot pourrait contenir une information essentielle… mais tu ne pourrais jamais y accéder.

C’est exactement ce qui se passe dans les projets de construction.

Plus nous accumulons de données, plus elles deviennent difficiles à exploiter.

Ce paradoxe est au cœur du problème.

Une opportunité déguisée

Ce problème n’est pas une fatalité

Au contraire, il représente une opportunité immense pour ceux qui savent le transformer en avantage concurrentiel.

La solution ?

Centraliser, automatiser, et exploiter intelligemment les données.

Non seulement cela simplifie la gestion quotidienne, mais cela libère aussi ton temps pour te concentrer sur ce qui compte vraiment : la création de valeur pour tes projets.

Le problème est clair. La question est : es-tu prêt à y faire face ?

Centraliser et automatiser

Maintenant que le problème est clair, il est temps de passer à l’action.

Et non, tu n’as pas besoin de devenir un expert en IA ou de dépenser une fortune pour mettre en place un système efficace.

La solution réside dans une approche simple, progressive et accessible : utiliser des outils courants comme Google Sheets combinés à des fonctionnalités d’automatisation et d’intelligence artificielle.

Voici comment transformer le chaos de tes données en un atout stratégique pour tes projets.

Étape 1 : centraliser les données dans un outil unique

Le premier pas consiste à rassembler toutes les informations éparpillées en un seul endroit.

Ton outil de départ peut être aussi basique qu’un Google Sheet. Pourquoi ? Parce qu’il est universel, gratuit (ou presque) et facile à utiliser.

Alors comment faire ?

1. Crée un fichier dédié à chaque projet. Divise-le en onglets thématiques : courriels, documents techniques, cahiers des charges, tâches, etc.

2. Transfère automatiquement tes données vers ce fichier. Avec des outils comme Zapier ou Make, tu peux configurer une automatisation pour importer des informations directement depuis tes courriels ou autres sources.

3. Simplifie l’accès. Partage ce fichier avec ton équipe pour que chacun puisse y accéder à tout moment.

Exemple concret :

Une fois configuré, chaque e-mail contenant une pièce jointe importante peut automatiquement être enregistré dans le bon onglet de ton Google Sheet, accompagné d’un résumé.

Fini les recherches interminables dans ta boîte de réception.

PS. L’automatisation que j’ai mis en place a organisé environ 3.000 courriels archivés en… 17 minutes ! (tu imagines à la main ? Oups).

Étape 2 : exploiter la puissance de l’IA

Centraliser, c’est bien.

Mais pour transformer tes données en véritable ressource, il faut les rendre intelligentes. C’est là que l’IA entre en jeu.

1. Analyser et résumer les données

Les outils d’IA comme OpenAI (avec des plugins intégrables via Zapier) peuvent lire tes courriels, tes documents et même des notes manuscrites scannées. Ils génèrent ensuite des résumés clairs et précis pour chaque élément.

Par exemple :

Un e-mail long de cinq paragraphes expliquant une demande de modification complexe devient un résumé en une phrase : "Changement de la structure porteuse demandée pour réduire les coûts de 10 %."

2. Classer automatiquement les informations

Plutôt que de tout trier manuellement, l’IA peut catégoriser tes données en fonction de mots-clés, de priorités ou de sujets.

Par exemple :

• Les tâches urgentes vont dans une catégorie "À faire immédiatement."

• Les informations techniques sont enregistrées dans un dossier spécifique.

• Les décisions importantes sont marquées comme "Validées."

3. Créer des tableaux de bord dynamiques

Les outils comme Google Data Studio ou Tableau, couplés à des bases centralisées, transforment tes données en graphiques interactifs et en tableaux de bord visuels.

Tu peux suivre l’évolution d’un projet, identifier les blocages et anticiper les besoins.

C’est plus avancé, et pas forcément indispensable.

Étape 3 : intégrer l’automatisation dans tes flux de travail

Automatiser n’est pas seulement une question de confort, c’est une nécessité pour gérer efficacement les volumes de données actuels.

Voici quelques processus clés que tu peux automatiser dès aujourd’hui, et que j’ai déjà mis en place (si je peux le faire, tu peux aussi) :

1. L’enregistrement des pièces jointes

• Chaque fois qu’un courriel contient une pièce jointe, elle est automatiquement transférée dans un dossier cloud (Dropbox, Google Drive, OneDrive, etc.), avec un lien ajouté dans ton Google Sheet.

• En complément, une IA peut analyser le contenu de la pièce jointe pour en extraire des informations essentielles, comme les délais, les coûts ou les spécifications techniques.

2. La gestion des tâches

• Les demandes ou actions mentionnées dans un courriel ou un document sont automatiquement converties en tâches dans un outil comme Trello ou Asana.

• Les deadlines et responsables sont assignés sans intervention humaine.

3. Les rappels et suivis

• Si une réponse ou une validation est attendue, un rappel automatique est envoyé aux personnes concernées avant l’échéance.

4. L’intégration des mises à jour

• Les changements dans les plans ou les budgets sont synchronisés en temps réel avec tous les membres de l’équipe. Plus besoin de vérifier si chacun travaille sur la bonne version.

Étape 4 : rendre ton système évolutif

Une fois les bases en place, ton système peut évoluer au fil des besoins de tes projets.

Voici quelques ajouts qui peuvent faire la différence :

1. Reconnaissance de texte (OCR)

Pour les documents papier ou les PDF scannés, des outils comme Adobe OCR ou Google Vision API permettent d’extraire automatiquement le texte et de l’intégrer à ta base de données.

ChatGPT Vision fait des merveilles aussi.

2. Prédictions basées sur l’IA

Des outils comme Azure AI ou Google NotebookML peuvent analyser tes données historiques pour prédire des tendances :

• Quels retards sont les plus probables ?

• Où se situent les principaux risques financiers ?

• Etc.

Il faut vraiment essayer NotebookML. Tu ne peux pas imaginer la puissance de cet outil… gratuit.

3. Modules de collaboration

Les solutions comme Slack ou Microsoft Teams peuvent être intégrées à ton système pour une communication instantanée, avec des notifications en temps réel dès qu’une nouvelle donnée critique est ajoutée.

Étape 5 : impliquer ton équipe

Un système efficace ne sert à rien si ton équipe ne l’utilise pas. Ce n’est pas vraiment l’objet de ma lettre de cette semaine, et je ne m’y étendrais pas beaucoup plus.

Rappelle toi tout de même qu’il existe des méthodes de management de changement, et que ce n’est pas si facile qu’il n’y parait.

Étape 6 : mesurer les résultats

Pour prouver l’efficacité de ton système, mesure régulièrement les impacts :

• Temps gagné : Combien d’heures sont économisées grâce à l’automatisation ?

• Réduction des erreurs : Combien de malentendus ou d’oublis ont été évités ?

• Efficacité des équipes : Les décisions sont-elles prises plus rapidement ? Les projets respectent-ils mieux les délais et budgets ?

Ces données te permettront d’affiner encore ton approche et de montrer concrètement les bénéfices à ton équipe, à tes partenaires et aussi à tes clients.

Une méthode accessible à tous

La clé de cette solution, c’est qu’elle est accessible.

Tu n’as pas besoin d’un budget énorme ni d’un service informatique dédié pour commencer. Avec un Google Sheet, quelques outils d’automatisation et une IA bien paramétrée, tu peux transformer ta gestion des données en une véritable machine à productivité.

En centralisant, automatisant et exploitant intelligemment tes données, tu passes d’un système chaotique à un écosystème fluide, qui te libère du temps pour te concentrer sur ce que tu fais de mieux : construire des projets ambitieux et satisfaire tes clients.

Une PME de construction réduit ses délais grâce à une meilleure organisation des données

Cette petite entreprise spécialisée dans les projets de rénovation à grande échelle faisait face à un problème récurrent : les retards.

Chaque projet impliquait des dizaines de partenaires, des centaines de documents, et une gestion des informations fragmentée. Résultat : les délais explosaient et les clients se plaignaient.

La solution :

• Ils ont mis en place un Google Sheet centralisé pour regrouper toutes les données du projet.

• Avec un outil comme Zapier, chaque courriel contenant des pièces jointes importantes était automatiquement classé dans un dossier spécifique et lié au Google Sheet.

• Un tableau de bord simple leur permettait de suivre les tâches et échéances en temps réel.

Les résultats :

• Les délais ont été réduits de 20 %, car l’équipe passait moins de temps à chercher des informations.

• La satisfaction des clients a augmenté, les erreurs étant divisées par deux grâce à une communication plus fluide entre les parties prenantes.

Une entreprise de construction publique exploite une base de connaissances évolutive

Cette société française, chargée de projets publics complexes, rencontrait un problème spécifique : la perte de données d’un projet à l’autre.

Une fois le chantier terminé, les informations accumulées disparaissaient dans des archives inaccessibles, obligeant l’équipe à repartir de zéro pour chaque nouveau projet.

La solution :

• Ils ont utilisé un système de gestion des données basé sur Airtable, connecté à leurs outils existants.

• Chaque donnée recueillie sur un projet — plans, comptes rendus, notes techniques — était centralisée et classée dans une base de connaissances évolutive.

• L’équipe utilisait ensuite ces données pour préparer les appels d’offres et résoudre des problèmes similaires dans de nouveaux projets.

Les résultats :

• Une réduction de 30 % du temps nécessaire pour répondre aux appels d’offres, grâce à l’accès rapide aux informations passées.

• Une amélioration de la qualité des réponses, les solutions étant basées sur des données réelles et éprouvées.

• Une capacité à anticiper les problèmes, en identifiant des tendances grâce à l’analyse des données passées.

Des résultats mesurables pour chaque projet

Ces exemples montrent que peu importe la taille ou le type de projet, un système centralisé et automatisé peut apporter des bénéfices concrets : réduction des délais, diminution des erreurs, amélioration de la collaboration, et valorisation des données sur le long terme.

La clé réside dans une mise en place progressive et adaptée aux besoins spécifiques de chaque équipe.

Prendre le contrôle pour avancer sereinement

Les projets de construction modernes ne laissent pas de place au hasard.

Chaque décision, chaque document, chaque échange compte, et la gestion de ce flot constant d’informations peut vite devenir un défi insurmontable.

Mais ce chaos n’est pas une fatalité.

En centralisant les données et en exploitant l’intelligence artificielle pour les organiser et les automatiser, tu passes d’un mode de survie à un mode de maîtrise.

Tu gagnes du temps, tu limites les erreurs, et tu crées un environnement où les informations travaillent pour toi, pas contre toi.

L’impact ne se mesure pas seulement en heures économisées ou en frustrations évitées. Il se voit dans la fluidité de tes projets, la confiance renforcée avec tes équipes et clients, et ta capacité à te concentrer sur ce qui compte vraiment : concevoir, bâtir, innover.

Bien sûr, adopter cette approche demande un changement de mindset.

Les objections, les défis techniques et éthiques sont réels, mais loin d’être insurmontables. En démarrant petit, avec des outils simples comme un Google Sheet ou des automatisations accessibles, tu peux progressivement construire un système qui répond à tes besoins spécifiques.

Imagine ton prochain projet où chaque donnée est à sa place, où chaque tâche est suivie, et où tu n’as plus à choisir entre organisation et créativité. Ce futur est à portée de ta main.

Alors, prêt à reprendre le contrôle de tes données pour libérer ton potentiel et celui de tes projets ?

Fais le premier pas. Ta transformation commence ici sur Linkedin.

Un note d’humour pour finir :

Reste curieux, reste engagé, et surtout, continue à avancer.

Rémi