Comment débuter avec l’IA et révolutionner ton travail

Retour de vacances.

Lorsque tu es investi dans ton travail, celui qui te tient à cœur, réussir à décrocher du quotidien pendant les périodes de vacances est difficile.

Tu as toujours un projet, une idée à développer, un système à améliorer, que tu réserves pour plus tard, pour ces moments plus calmes que tu n’as pas le reste du temps.

Se détacher de l’aspect professionnel de ma vie est toujours difficile aujourd’hui.

Faire un break.

Pas évident.

J’ai toujours considéré que nous n’avions qu’une seule vie, et j’ai du mal à imaginer une frontière claire entre les sphères privée et professionnelle.

Fermer la porte du bureau, et laisser mes pensées d’entrepreneur de l’autre côté, je n’y suis jamais arrivé.

Est-ce une bonne chose ?

Est-ce une mauvaise chose ?

Certains soutiennent l’un et certains soutiennent l’autre point de vue. Et moi, je ne sais pas.

Ce mois de juillet, j’ai pris 2 semaines off. Pas de grand voyage, juste quelques jours en famille et puis de la détente à la maison.

Après quelques jours, le calme se fait doucement dans mon esprit.

La charge mentale des projets en cours, des factures, des offres à établir s’estompe lentement. Elle ne disparait pas, mais elle n’est plus dans la couche de surface de mes pensées.

Je lis.

Je jardine quand il ne pleut pas.

Je me détend.

Mon esprit se calme, mon corps aussi.

Je commence à écrire, comme je le fais à présent pour mettre par écrit mes réflexions, les poser, les structurer.

Je n’ouvre pas la boite mail de l’entreprise. La tentation a été présente à plusieurs reprises, et j’ai tenu bon.

Cela a un effet cathartique indiscutable, et un sentiment étrange “d’y être arrivé”.

Puis viens le retour du quotidien.

Je m’installe dans une nouvelle routine de matin, différente, en commençant par une période d’écriture dans le calme.

Puis le retour au bureau.

Toute l’équipe a passé de bonnes vacances.

Toute l’équipe est contente de se revoir.

Toute l’équipe est contente d’être là.

Commencer de cette manière est un sentiment très agréable.

Tu te demandes quel est le rapport de ceci avec l’implémentation de l’IA qui est le sujet de cette lettre ?

Attends. Tu vas comprendre.

Etre arrivé à ne pas regarder les courriels pendant plus de semaines a été un challenge relevé par toute l’équipe.

Mais même si le robinet coule moins pendant les congés du bâtiment, l’eau ne s’arrête jamais de s’écouler et de remplir la bassine très étanche que constitue la boite de réception de l’entreprise.

Et tu dois la vider à la cuiller.

Plus de 650 courriels. Glup.

Cela m’a inspiré pour écrire ceci.

Des tâches chronophages

Quelque soit ce que tu fais, tu “perds” ton temps avec des tâches répétitives, chronophages, et peu valorisantes.

Mais que tu dois quand même réaliser.

• Un peintre doit préparer son matériel, le nettoyer et le ranger.

• Un avocat doit organiser ses dossiers, rédiger des documents et les classer.

• Un comptable doit vérifier les factures, saisir les données et faire des rapports financiers.

• Un médecin doit remplir des formulaires, mettre à jour les dossiers des patients et gérer la paperasse administrative.

• Un enseignant doit corriger des copies, préparer des cours et remplir des bulletins scolaires.

• Un développeur doit tester son code, corriger des bugs et documenter son travail.

La liste est tellement longue que tu peux prendre chaque métier et trouver en quelques minutes plusieurs dizaines de tâches de ce type. Cela concerne d’autant plus ceux derrière un écran d’ordinateur, mais pas que.

Que ferais-tu avec un jour de plus par semaine ?

Jouer au golf ?

Te promener dans les bois ?

Passer plus de temps à profiter de ta famille ?

Commencer enfin ce projet que tu as en tête depuis des années ?

Tout devient possible.

Aborder l’implémentation de l’intelligence artificielle

Si tu t’intéresses à l’intelligence artificielle, si tu l’as déjà testée, tu t’es certainement rendu compte du potentiel énorme ce qui peut être réalisé avec les différents outils qui existent déjà.

Et la liste s’allonge.

Et les outils s’améliorent constamment.

Si tu n’as pas encore testé, cela peut paraitre effrayant, voire devenir inabordable.

• Trop d’outils

• Trop d’évolution permanente

• Trop à apprendre

• Trop complexe

C’est à la fois vrai et faux.

L’accès à ces technologies n’a jamais été aussi accessible que maintenant.

Toutes les plateformes sont disponibles en quelques clics, et les coûts sont ridiculement bas.

Alors, comment implémenter cela de manière concrète ?

Une question de processus

L’intelligence artificielle en elle-même n’est qu’une partie de la solution. Bien qu'elle soit une technologie révolutionnaire et puissante, elle doit être accompagnée d'autres éléments pour atteindre son plein potentiel.

Une partie essentielle, certes, mais qui n’est rien par elle-même.

Si tu ne peux pas appliquer cette intelligence pour résoudre tes problèmes concrets, elle ne te servira que très peu. En effet, l'importance de l'intelligence artificielle réside dans sa capacité à être intégrée dans des systèmes plus larges, à être utilisée de manière innovante, et à être combinée avec des stratégies humaines et des compétences techniques pour générer des résultats tangibles et significatifs.

Comprendre la notion de processus est essentiel pour optimiser ton travail et atteindre tes objectifs efficacement.

Un processus est une série d'étapes structurées qui te permettent d'accomplir une tâche ou de résoudre un problème.

Ce peut paraitre compliqué, mais il s’agit en fait d’un simple schéma dans lequel tu notes les étapes que tu réalises quand tu fais quelque chose.

En visualisant et en définissant clairement chaque étape, tu peux identifier les points d'amélioration et éliminer les inefficacités. Mais sache que créer un nouveau processus est en soi un processus. Cela demande du temps, de l'observation et de l'ajustement continu.

Commence par analyser ce que tu fais pour une tâche spécifique.

Note chaque étape, même les plus petites.

Ensuite, identifie

• Les goulots d'étranglement (là où tu attends quelque chose ou quelqu’un pour continuer)

• Les tâches répétitives.

Une fois ces éléments mis en lumière, tu peux commencer à structurer un nouveau processus plus fluide et efficace.

L'essence même d'un bon processus réside dans sa capacité à évoluer.

Attention : ce qui fonctionne aujourd'hui peut devenir obsolète demain. Adopte une mentalité d'amélioration continue.

Deviens un chasseur de ton temps

Deux approches différentes et complémentaires

• Tu ne peux améliorer que ce que tu mesures.

• Tu ne peux améliorer que si tu sais ce que tu fais.

Comment mesures tu ton temps ?

Personnellement, j’utilise depuis des années un logiciel de gestion de projets qui me permet d’encoder le temps que je passe à faire tout ce que je fais dans ma journée.

Idem pour mon équipe.

Si tu as cela à ta disposition, parfait. Tu as déjà les données sous la main.

Sinon, prend simplement une feuille de papier et un stylo. Ou encore un simple tableau Excel (je te recommande cela car cela te simplifiera les prochaines étapes).

Crée un tableau avec les colonnes suivantes :

• Heure de début

• Heure de fin

• Courte description (de ce que tu as fait).

Et c’est tout.

Tu n’as pas besoin de plus pour le moment.

Pendant au moins une semaine, note dans ce tableau tout ce que tu fais.

Commence au moment où tu te lèves.

Termine au moment où tu vas dormir.

Il est important que tu puisses noter tout ce que tu fais.

• Travailler

• Manger

• Dormir

• Te détendre

• Faire du sport.

TOUT.

Pour ma part, c’est une habitude qui ne m’a jamais quitté.

A quoi passes tu ton temps ?

Tu as à présent un ensemble de données, que ce soit sur papier ou sur un tableur.

Je te propose à présent de les regarder sous 3 angles différents :

• Valeur ajoutée

• J’aime, je n’aime pas

• Zone de génie

Pour chacune des plages de temps que tu as notées pendant les 7 derniers jours, je te propose plusieurs questions à te poser à toi-même pour t’aider à choisir.

Une notion de Valeur Ajoutée

Le principe de valeur ajoutée est un principe très important pour moi.

Il s’agit d’avoir conscience de ce qu’apporte ce que tu choisis de faire. Beaucoup d’exemples existent et ont toujours existé de personne qui passe des années à développer des produits dont personne ne veut.

Parce que cela ne répond à aucun besoin.

Cela s’applique aussi à tout ce que tu peux faire de ta vie :

• tes tâches professionnelles

• tes tâches quotidiennes

• tes activités sportives

Et évidemment à tout ce que tu voudras augmenter avec des automatisations et l’IA.

Pour le dire platement :

Si tu fais de la merdre, automatiser ne fera que produire 100x plus de merde.

Le parallèle n’est pas frais, mais il est parlant.

❓ Les questions à te poser :

1. Cette tâche apporte-t-elle de la valeur ?

2. A qui ? (cela peut être à toi directement, à ton client, ou à ton équipe si tu en as une)

Lorsque tu dois choisir ce que tu vas vouloir mettre en place, pose toi ces questions.

Cela t’évitera de construire un mur au mauvais endroit.

Avec le risque qu’il ne serve à rien.

Avec le risque de devoir le démolir.

J’aime, je n’aime pas

Dans tout travail, toute tâche que tu réalises, certains aspects sont plus plaisants et d’autres beaucoup moins.

Normal.

Nous sommes aussi tous différents, et tu peux adorer faire quelque chose qui m’énerve au plus point.

❓ Les questions à te poser :

1. Aimes tu faire cela ?

2. A quel point ? (sur une échelle de 1 à 10 par exemple)

L’idée ici est de mettre en évidence

• Ce que tu aimes faire, et que tu vas garder pour toi.

• Ce que tu n’aimes pas faire, et que tu vas chercher à automatiser.

Le but de tout ceci est finalement de te donner plus de temps pour toi, pour ce que tu aimes faire, pour réaliser ce à quoi tu excelles.

Ta zone de génie

Je parle ici que TA zone de génie.

Ce que tu fais mieux que tout le monde. Ce pour quoi tu es le meilleur…

❓ Les questions à te poser :

1. Qui d’autre peut faire cela ?

2. A qui ? (cela peut être à ton client, à toi directement ou à ton équipe si tu en as une)

Vouloir tout automatiser n’a pour moi pas de sens.

Prenons un exemple.

Imagine un auteur de roman qui décide de confier entièrement l'écriture de ses livres à une intelligence artificielle, automatisant ainsi la totalité du processus créatif.

Je parle bien ici de la totalité.

À première vue, cela pourrait sembler libérateur.

Plus de nuits blanches à rédiger,

Plus de nombreuses relectures,

Plus de doutes existentiels sur la qualité de son écriture.

Ne penses-tu pas qu’en déléguant ainsi cette création à une machine, l'auteur perd l'essence même de son métier, et de ce qu’il est.

L'écriture n'est pas seulement une suite de mots sur une page, c'est un acte profondément humain, empreint d'émotions, de passions et de réflexions personnelles.

Le processus d'écriture est souvent un voyage intérieur pour l'auteur, une exploration de son propre esprit et de ses sentiments. C'est ce qui lui permet de créer des personnages vivants, des intrigues captivantes et des mondes imaginaires qui résonnent avec ses lecteurs. Si une IA prenait en charge cette tâche, l'auteur se retrouverait dépossédé de cette connexion intime avec son œuvre.

De plus, l'écriture est souvent un moyen pour l'auteur de laisser une empreinte personnelle et unique.

Chaque mot, chaque phrase est une pièce de lui-même qu'il offre au lecteur.

Quelle serait alors sa raison d'être ?

Qu'est-ce qui le motiverait à se lever chaque matin ?

Ce que nous faisons est plus qu'un simple travail pour beaucoup ; c'est une vocation, une passion.

En lui retirant cette dimension humaine, tu perdrais non seulement ton métier, mais aussi une partie de ton identité.

Garde pour toi de faire ce qui t’anime, peu importe de quoi il s’agit.

Choisis ton premier processus

Ton analyse de temps te permet de prendre le recul nécessaire à choisir une première tâche à automatiser.

Commence par :

• Quelque chose que tu fais avec une certaine récurrence

• Quelque chose de simple.

Keep It Super Simple (KISS)

Je vais t'expliquer ce que j’appelle le principe "Keep It Super Simple" (KISS).

Ce n’est pas de moi, mais je ne sais pas à qui l’attribuer.

Ce principe repose sur l'idée que, avant de te lancer dans la construction d'un projet, quel qu'il soit, tu devrais toujours chercher à simplifier au maximum. La raison en est simple : en complexifiant inutilement dès le départ, tu cours le risque de te retrouver face à une véritable usine à gaz, difficile à maintenir fonctionnelle et souvent remplie de bugs.

La simplicité et la simplification doivent être ta ligne directrice.

Cela signifie examiner chaque composant, chaque étape, et se poser la question : "Est-ce que je peux faire plus simple ?" Souvent, la réponse est oui.

Par exemple, au lieu de développer une fonctionnalité complexe qui pourrait couvrir tous les cas d'utilisation possibles, commence par quelque chose de basique qui répond aux besoins essentiels. Tu pourras toujours l'améliorer par la suite, ou créer une automatisation différente pour chaque problème particulier.

En appliquant ce principe, tu sera surpris de ce que tu vas gagner non seulement en efficacité, mais aussi en maintenance et en futures évolutions de ce que tu vas créer. Garder les choses simples permet de rester agile, de corriger les erreurs plus facilement et de s'adapter rapidement aux changements.

Construire un processus est un processus

Petit avertissement pour commencer.

Ce que tu vas mettre en place ne sera pas parfait du premier coup. Il est important que tu gardes à l'esprit que la perfection est souvent un objectif inatteignable dès le début. Il est préférable de se concentrer sur une solution qui fonctionne dans 9 cas sur 10, mais que tu peux mettre en place rapidement et sans trop de complications.

Ne cherche pas à atteindre la perfection dès le départ, car cela peut te décourager et ralentir ta progression.

Concentre-toi plutôt sur des améliorations progressives et continues.

Sois conscient que tout ceci est un processus itératif, surtout au début.

Chaque étape que tu franchis te rapproche un peu plus de ta version idéale, mais il est essentiel d'accepter et de tirer des leçons des erreurs et des imperfections rencontrées en cours de route. En adoptant cette approche, tu pourras ajuster, affiner et perfectionner progressivement ce que tu mets en place.

Etape 1 : Le logigramme de processus

Un logigramme de processus est un outil visuel qui permet de représenter les étapes séquentielles d'un processus ou d'une tâche.

Dans le contexte de l'implémentation d’automatisations et de l'intelligence artificielle, un logigramme peut t’aider à identifier les points d'intégration de l'IA sous forme d’un flux de travail existant.

L’objectif est de te permettre de visualiser clairement une par une les étapes, pour voir ensuite là où tu pourras automatiser des tâches répétitives, optimiser la gestion du temps et améliorer l'efficacité globale de ce que tu fais.

En définissant ces étapes de manière graphique, tu vas voir qu’il devient plus simple :

• de construire ton scénario (un autre nom plus utilisé pour ton flux de travail)

• de communiquer les changements et les améliorations à l'équipe, facilitant ainsi l'adoption de nouvelles technologies.

En pratique, comment faire ?

J’en ai parlé avant, commence par quelque chose de simple et basique.

Un flux de travail est toujours constitué de deux éléments de base au minimum :

• Une entrée : le déclencheur

• Une sortie : le résultat

Exemple d’un scénario simple.

Exemple d’un scénario un peu plus complexe.

Il peut se passer beaucoup de choses entre les deux, et pour t’aider à bien démarrer, choisis un action simple.

Pour l’exemple, je te propose de revenir sur le tri des courriels qui m’a inspiré ce texte.

Tout comme moi, tu reçois certainement chaque jour des courriels sans intérêt, et d’autres auxquels tu dois répondre.

Nous allons donc construire le scénario suivant :

• Tu reçois un courriel (le déclencheur)

• Ton automatisation catégorise le courriel en “JETER” ou en “GARDER” (le résultat)

Très basique.

Pourtant pour cela, nous aurons déjà besoin d’un outil d’automatisation et d’un outil d’intelligence artificielle.

Etape 2 : Mise en place du scénario

La mise en place du scénario consiste à créer un cadre ou une situation spécifique dans laquelle l'intelligence artificielle sera mise à l'épreuve.

Cela implique de définir des cas d'utilisation concrets et des situations réelles où l'IA pourra apporter des améliorations significatives.

Avant d’entrer dans le cadre de l'implémentation du scénario, il est essentiel de simuler son fonctionnement pour évaluer la performance de outil dans des conditions proches de la réalité.

Cela permet :

• d'identifier les éventuels ajustements nécessaires

• de s'assurer que l’automatisation répond à tes besoins spécifiques avant son déploiement complet.

Etape 3 : Tester

Tester est une étape cruciale dans l'implémentation de l'intelligence artificielle.

Cette phase consiste à évaluer la performance de tes outils d'IA dans des conditions contrôlées pour vérifier qu'ils fonctionnent comme prévu. Les tests te permettent de détecter les bugs, les problèmes de performance et les incohérences dans les résultats.

En testant régulièrement, tu peux affiner les algorithmes et ajuster les paramètres pour obtenir des résultats plus précis et fiables. Cela garantit que l'IA est prête à être déployée dans des environnements réels et qu'elle t’apportera les bénéfices escomptés en termes d'efficacité et de gain de temps.

Etape 4 : Implémenter

Implémenter signifie introduire et intégrer l'intelligence artificielle dans les processus métier de manière opérationnelle. Après avoir testé et validé les outils d'IA, cette étape consiste à déployer la technologie dans l'environnement de travail réel. Cela implique de former les utilisateurs, d'ajuster les flux de travail et de s'assurer que l'IA est correctement intégrée avec les systèmes existants. L'implémentation réussie de l'IA peut transformer la manière dont les tâches sont effectuées, en automatisant les processus répétitifs et en libérant du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée. C'est le moment où les bénéfices tangibles de l'IA commencent à se manifester.

Tu veux savoir ce que j’ai fait pour tous ces courriels ?

Je t’explique en détail la complexité de ce qui a été mis en place, avec plusieurs automatisations distinctes afin de maintenir des processus simples et efficaces.

• Tri 1 : décider de jeter ou garder les éléments. Revois l’image ci-dessus.

• Tri 2 : catégoriser les éléments en dossiers, offres, factures, ou divers documents

• Tri 3 : déterminer de quel dossier il s’agit précisément

Le troisième tri représente le défi le plus important : il nécessite non seulement l’utilisation de modules “ChatGPT” sophistiqués, mais aussi la construction d’un véritable agent d’intelligence artificielle capable de lire et d’analyser les courriels de manière approfondie pour comprendre précisément de quel dossier il s’agit.

Cette tâche complexe demande des capacités avancées d’analyse et de compréhension du texte des courriel.

Pas simple.

Pour atteindre cet objectif, il est crucial de nourrir l’agent IA avec des informations détaillées et spécifiques relatives à chaque dossier. Cela implique de collecter, structurer et intégrer une quantité significative de données afin que l'agent puisse apprendre et s'ajuster de manière optimale.

Après plusieurs jours d’itérations et de tests intensifs, les résultats des derniers tests sont très encourageants : le système atteint désormais plus de 95% de tri correct. Cette performance témoigne de l’efficacité des automatisations mises en place et de la robustesse de l’analyse effectuée par l’agent IA.

Ouf.

Maintenant, il s’agit de ranger tous ces courriels et leurs pièces jointes au bon endroit dans chaque dossier.

<aside> 💡 Bon. En toute franchise, j’ai déjà réglé ce point là aussi. Les 650 courriels ont été trié en une nuit, et une autre nuit a suffit pour archiver, renommer et ranger les pièces jointes de tout ce qui concernait les dossiers. Si cela t’intéresse, contacte-moi et je t’enverrai les notes de synthèse que je suis occupé à écrire.

</aside>

Et maintenant ?

Te lancer dans l'implémentation de l'intelligence artificielle peut sembler complexe et intimidant au premier abord. Cependant, comme je l'ai exploré dans cette lettre, les bénéfices peuvent être énormes, surtout si tu parviens à automatiser les tâches répétitives et chronophages qui prennent une grande partie de ton temps quotidien.

Pense à ce que tu pourrais accomplir si tu avais une journée de plus par semaine.

Les possibilités sont infinies.

Le processus d'implémentation de l'IA n'est pas sans défis. Cela nécessite une approche structurée et méthodique.

Commence par mesurer ton temps et identifier les tâches qui te prennent le plus de temps et qui apportent le moins de valeur ajoutée. Ces tâches sont les candidates idéales pour l'automatisation. Utilise des outils simples pour suivre ton temps et évalue chaque tâche sous l'angle de la valeur ajoutée, de ton plaisir à la réaliser et de ta zone de génie.

Une fois que tu as identifié les tâches à automatiser, adopte une approche itérative pour construire et tester tes processus.

Je te le rappelle :

• Ne cherche pas la perfection dès le départ.

• Concentre toi sur des solutions simples et évolutives que tu pourras améliorer avec le temps.

• Utilise des logigrammes pour visualiser tes processus et identifier les points d'intégration de l'IA.

• Teste régulièrement et ajuste en fonction des résultats.

L'implémentation effective de l'IA nécessite également de comprendre qu’elle seule n'est pas une solution miracle. Elle doit être intégrée dans tes processus de manière à résoudre des problèmes concrets.

Prends l'exemple de la gestion des courriels : en automatisant le tri et la catégorisation, tu libères du temps pour des tâches plus importantes et valorisantes.

Mais rappelle toi que la complexité doit être gérée avec soin pour éviter de créer des systèmes trop compliqués à maintenir.

Enfin, garde à l'esprit que l'automatisation ne doit pas te déposséder de ce qui fait l'essence de ton travail. Conserve pour toi les tâches qui te passionnent et qui définissent ta zone de génie. L'IA doit être un outil pour te libérer des contraintes et te permettre de te concentrer sur ce que tu fais de mieux.

En suivant ces quelques principes, tu seras en mesure de tirer parti des technologies d'IA pour transformer ta manière de travailler et gagner du temps précieux.

L'IA est là pour te servir et non pour te remplacer.

Utilise la judicieusement et tu verras des améliorations significatives dans ton quotidien professionnel et personnel.

Prends le temps d'explorer, d'expérimenter et d'itérer.

L'IA est un domaine en constante évolution, et les opportunités qu'elle offre ne cesseront de croître.

Sois curieux, sois audacieux, et surtout, sois prêt à apprendre et à t'adapter. L'avenir de ton travail pourrait bien être transformé par l'intelligence artificielle.

Reste curieux, reste engagé, et surtout, continue à avancer.

Rémi